Ang pagpapakita ng tamang mga tao sa pulong ng iyong negosyo ay maaaring gumawa o masira ang kaganapan. Kapag gumagawa ka ng isang nakahihikayat at propesyonal na paanyaya, hinihikayat mo ang mga inanyayahan sa kahalagahan ng pulong, ang pangangailangan para sa kanilang pagdalo at pakinabang sa kanila.
Isapersonal ang imbitasyon kung nagpapadala ka ng mga indibidwal na titik. Gamitin ang letterhead ng kumpanya o ang iyong logo kung nagpapadala ka ng mga preprinted card. Para sa mga imbitasyon sa email, ipakita ang iyong mga link sa logo at website. Tawagan ang bawat tao sa pamamagitan ng pangalan at may sulat mula sa isang mataas na ranggo na opisyal ng kumpanya, kumpleto sa pirma.
Lead sa isang nakakahimok na pagbubukas ng pangungusap na nagpapaliwanag kung ano ang nagaganap at kung bakit ang tao ay iniimbitahan na dumalo. Halimbawa, "Ang iyong kadalubhasaan sa industriya ay gumagawa sa iyo ng isang perpektong kandidato para sa aming bagong komite sa pagpuno. Gusto kong imbitahan ka upang makilala at makihalubilo sa mga manlalaro at mga shaker ng aming komunidad ng negosyo sa isang pinapanood na pananghalian at pagtatanghal."
Banggitin ang pagiging eksklusibo ng pulong, ang paksa na tatalakayin o ang nais na resulta ng araw. Halimbawa, "Inanyayahan lamang namin ang isang dosenang mga nangungunang mga lokal na CEO na maging bahagi ng pag-uusap na ito ng roundtable. Ang aming layunin ay i-brainstorm ang mga rekomendasyon na may kaugnayan sa negosyo upang maghatid sa lehislatura ng estado sa susunod na taon tungkol sa mga natatanging pangangailangan ng mga negosyante sa aming estado. Gusto naming marinig ang iyong boses."
Tandaan ang mga speaker ng bisita, pagkain o mga pagkakataon sa networking na maaaring mag-apela sa mga abalang propesyonal. Halimbawa, "Marinig namin ang mga lokal na kandidato na tumatakbo para sa opisina at magbigay ng isang panahon para sa Q & A. Magkakaloob din kami ng isang catered brunch at coffee bar."
Isama ang lahat ng mga kinakailangang detalye ng pulong sa isang naka-highlight o naka-bold na seksyon ng iyong liham na nakatayo para sa inanyayahan. Ang mahalagang impormasyon tulad ng petsa, oras at lokasyon ay maaaring mawawala sa katawan ng isang sulat. Ilagay ang lahat sa isang seksyon para sa madaling pagsangguni.
Humiling ng isang RSVP sa pamamagitan ng isang tiyak na petsa upang maaari kang magplano nang naaayon. Bigyan ng mga paanyaya ang maraming paraan upang kumpirmahin ang pagdalo, tulad ng sa pamamagitan ng email, website ng kumpanya, preprint na card o tawag sa telepono.
Mga Tip
-
Suriin ang mga kalendaryo sa komunidad at lokal para sa mga nagkakasalungatang kaganapan bago mag-iskedyul ng petsa at oras. Hindi mo nais na makipagkumpitensya sa isang function ng Chamber of Commerce, Rotary club event o major conference o trade show.
Ipadala ang mga paanyaya ng hindi bababa sa isang buwan nang maaga sa paalala ng paalala ng dalawang linggo upang bigyan ang mga dadalo ng oras upang idagdag ka sa kanilang iskedyul. Kung ito ay isang pangunahing pulong o kumperensya kung saan kailangan ng mga tao na magplano para sa paglalakbay at mga kaluwagan, magbigay ng hindi bababa sa anim na buwan na paunawa hangga't maaari.
