Ang paggamit ng mga memo ng empleyado upang humiling ng mga boluntaryo para sa pagpaplano ng pagdiriwang ng opisina ay isang mahusay na paraan upang maisangkot ang maraming manggagawa at pakiramdam na kasama sila sa pangkat ng opisina. Ang epektibong paggamit ng mga boluntaryong empleyado ay maaaring gumawa ng mga kaganapan tulad ng mga partido ng Pasko na lumabas nang walang sagabal. Tinitiyak din ng Memo na ang isang mensahe o pahayag ay umaabot sa lahat ng mga hinahangad na tatanggap. Kapag nagpaplano ng mga partido sa Pasko at iba pang mga kaganapan sa opisina, kailangan mong tiyakin na ang lahat na inanyayahang dumalo ay alam ang petsa at oras.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Listahan ng mga potensyal na boluntaryong empleyado
-
Makipag-ugnay sa impormasyon para sa lahat ng mga potensyal na boluntaryo
-
Petsa, lokasyon at oras ng kaganapan
-
Listahan ng mga oras ng boluntaryo at mga kinakailangan sa tungkulin
Tukuyin ang uri ng Christmas party na mayroon ang iyong opisina. Magpasya kung ang kaganapan ay gaganapin sa opisina o off-site. Magtakda ng badyet. Tukuyin ang bilang ng mga taong inanyayahan, kabilang ang mga asawa o bisita ng mga empleyado. Magpasya kung alak ay ihahatid at kung magkakaloob ng mga inumin na inumin o cash bar. Panatilihin ang isang detalyadong listahan ng mga parameter ng partido upang gabayan ang iyong mga boluntaryo sa pagtatakda nito.
Tukuyin kung gaano karaming mga boluntaryong empleyado ang kakailanganin mong organisahin at pangasiwaan ang partido. Sa karamihan ng mga kaso, hindi bababa sa 10 boluntaryo ang kinakailangan upang masakop ang lahat ng mga function. Pumili ng isang lider ng boluntaryo upang mangasiwa sa iba pang mga boluntaryong empleyado. Talakayin ang mga detalye ng organisasyon nang direkta sa lead volunteer. Siguraduhin na ang bawat prospective na boluntaryo ay may oras at kakayahang makilahok bago magtalaga ng mga tungkulin.
Gumawa ng memo sa lahat ng mga potensyal na boluntaryo na nagsasabi ng iyong pangangailangan para sa tulong sa opisina ng partido. Ibigay ang pangalan ng empleyado na iyong pinili upang kumilos bilang volunteer liaison. Siguraduhing alam ng lahat ng mga boluntaryo na bukod sa iyo, ang isang karagdagang tao ay magagamit upang magtrabaho sa pamamagitan ng logistik ng pag-aayos ng partido. Tanungin ang lahat ng mga tatanggap ng memo upang makipag-ugnay sa iyo sa loob ng isang linggo upang ipaalam sa iyo kung maaari silang magboluntaryo. Panatilihin ang isang listahan ng lahat na sumang-ayon na tumulong.
Magpadala ng pangalawang memo sa mga taong nagboluntaryo. Magtalaga ng mga gawain sa partido at mga responsibilidad sa mga partikular na indibidwal o maliliit na grupo. Halimbawa, ilagay ang isang grupo na namamahala sa pagpili ng menu ng pagkain; isang pangalawang grupo na namamahala sa mga nagpapalabas na imbitasyon; isang pangatlong pangkat na namamahala ng mga dekorasyon, pabor ng partido at mga regalo. Magpatuloy sa paghahati ng mga gawain hanggang sa ang lahat ng aspeto ng partido ay sakop. Maaaring kailanganin mong mag-enlist ng mga karagdagang boluntaryo kung ang iyong partido ay malaki, pormal o mas kumplikado kaysa sa isang kaswal na pagtitipon sa loob ng opisina.
Sa ikalawang memo, ipahayag ang isang iskedyul ng mga pulong ng komite para sa boluntaryong partido, lingguhan o buwan-buwan, upang mag-organisa at maghanda. Iskedyul ang unang pagpupulong nang hindi bababa sa apat hanggang anim na buwan bago ang kaganapan. Makatutulong ito na matiyak na walang detalyado ang naabala at lahat ng mga boluntaryo ay nauunawaan ang kanilang mga responsibilidad at oras na pagtatalaga. Mag-iskedyul ng mga pagpupulong sa oras ng kumpanya, sa site, ngunit siguraduhing hindi sila negatibong epekto sa araw-araw na gawain ng mga boluntaryo. Hilingin sa lahat ng mga boluntaryo na ipaalam sa iyo kung dadalo sila sa pulong ng kick-off.
Gumamit ng mga memo upang regular na sundin ang lahat ng mga boluntaryo sa buong proseso ng pagpaplano. Ang estado sa bawat memo kung ano ang tinalakay sa huling pagpupulong at kung ano ang tatalakayin sa susunod na pagpupulong. Magtanong ng mga boluntaryo na makipag-usap sa buong grupo kung mayroon silang mga ideya, mungkahi, katanungan o alalahanin upang ang lahat ay lubos na makakaalam kung paano nagpapabilis ang proseso ng pagpaplano.
Bago ang kaganapan, magpadala ng isang memo sa lahat ng tao sa iyong opisina o kumpanya, pinasasalamatan ang mga boluntaryong empleyado para sa kanilang trabaho sa paghahanda para sa partido. Ang pagpapahayag ng pasasalamat ay mahalaga sa mga boluntaryo.
Mga Tip
-
Gumamit ng tradisyonal na pang-negosyo na wika kapag nag-draft ng mga memo, kahit na para sa mga masayang kaganapan tulad ng mga partido ng Pasko. Iwasan ang paggamit ng mga tuntunin ng slang, kalapastanganan at kaduda-dudang wika kapag gumagawa ng mga memo.
Babala
Huwag pahintulutan ang mga boluntaryo na gumamit ng mga pulong sa pagpaplano ng partido bilang mga dahilan upang maiwasan ang mga tungkulin sa trabaho sa araw-araw.
