Ang lahat ng mga negosyo ay dapat magtabi ng isang uri ng libro ng ledger kung ang isang tax collector o isang IRS Agent ay katok. Ang isang ledger ay maaaring itago sa isang programa ng spreadsheet tulad ng Microsoft Excel, ngunit ang kagandahan ng isang pisikal na libro ng ledger ay maaaring dalhin nito. Maaari kang kumuha ng home ledger bawat gabi o dalhin ito sa paligid ng mga namumuhunan upang bigyan sila ng isang larawan kung paano gumagawa ang kumpanya sa pananalapi. Mahalin din na magtabi ng isang aklat ng ledger para sa mga personal na gastusin, bilang uri ng isang glorified check register.
Gumuhit ng anim na vertical na linya pababa sa unang pahina ng libro ng ledger, na nag-iiwan ng pitong haligi. Tandaan na ang ilang mga libro ng ledger ay may prelined, ngunit maaari pa ring mabago sa panulat.
Lagyan ng label ang pitong hanay na "Petsa", "Paglalarawan", "Credit", "Debit", "Balanse", "Check Number" at "Approval".
Gamitin ang unang linya sa libro ng ledger upang i-record ang panimulang balanse. Sa ilalim ng paglalarawan, isulat ang "Starting Balance" (at "Balance Forward" sa mga kasunod na pahina) at ipahayag ang panimulang halaga sa haligi ng "Balanse".
I-record ang lahat ng mga benta, mga account na maaaring tanggapin o pagbabayad sa haligi ng "Credit", na naglilista ng petsa at isang paglalarawan sa naaangkop na mga haligi na nagdedetalye kung bakit natanggap ang pera.
I-record ang lahat ng mga pagbili, mga account na pwedeng bayaran at mga paycheck sa haligi ng "Debit", na naglilista ng petsa at isang paglalarawan na nagdedetalye kung bakit ang pera ay dispersed. Ilista ang numero ng tseke sa haligi ng "Check Number". Magkaroon ng isang tagapangasiwa o bookkeeper sa paunang hanay sa haligi ng "Approval".
Panatilihin ang kasalukuyang balanse pagkatapos ng bawat transaksyon ng credit at debit upang makakuha ng isang larawan kung saan ang kumpanya ay may pananalapi at upang matiyak na ang mga kasunod na mga numero ng tseke ay ginagamit at walang mga tseke ay ninakaw.
Panatilihin ang mga resibo para sa lahat ng mga transaksyon. Mag-save ng check stub para sa mga pagbabayad at mga invoice para sa mga pagbabayad. Ilagay ang mga resibo sa isang manila sobre upang samahan ang ledger book. I-file ang mga item sa buwan-buwan kasama ang isang kopya ng file na nagdala ng buwan na iyon.
Mga Tip
-
Isulat ang lahat ng mga transaksyon sa panahon ng transaksyon. Hindi mo nais na iwanang nagkakahalaga ng mga kredito at mga debit ng araw upang itala sa katapusan ng buwan.
