Matagal nang pinagtatalunan ng mga patakaran at pamamaraan ng mga simbahan. Ang mga simbahan ay dapat sumunod sa mahigpit na mga patakaran at mga pamamaraan upang bigyan ng katiyakan ang mga tauhan at ang kongregasyon na ang kanilang mga donasyon ay maayos na hawakan, lalo na sa pagsulat ng pagsusulat. Sa pagtatatag ng mga patakaran ay sinusuri ang mga batas ng simbahan at konstitusyon para sa mga kasalukuyang patakaran. Maraming mga simbahan ang nangangailangan na ang mga addendum sa mga patakaran ng simbahan ay binotohan ng mga miyembro ng isang tiyak na edad.
Mga Patakaran
Suriin ang mga patakaran sa pagsulat, na tinatawag ding mga cash disbursement policy, dapat alisin ang anumang duda sa isip ng iyong mga tao. Ang checking account ng iglesia ay dapat mapanatili ang minimum na balanse sa lahat ng oras. Maaaring isama ng mga pulis ang mga tseke sa pagsulat ng sekretarya sa isang araw na itinakda ng linggo, na mapirmahan ng sekretarya at isang piniling opisyal.
Ang mga tseke sa isang hanay na halaga, halimbawa, $ 1,000, ay nangangailangan ng tatlong lagda o pag-apruba ng isang partikular na tao. Kung ang isang tao ay humiling ng pagsasauli ng babayaran ang kahilingan ay dapat isumite sa isang resibo at pirma ng apruba. Kung kinakailangan ang mga credit card, dapat bayaran ang lahat ng credit card sa katapusan ng buwan upang maiwasan ang anumang singil sa pananalapi. Ang anumang paggasta na may kaugnayan sa travel at business entertainment ay dapat magkaroon ng malinaw na alituntunin. Ang opisina ng pananalapi ng iglesia ay dapat samantalahin ang anumang diskwento sa bangko na inaalok para sa pagbabayad nang maaga o sa kabuuan.
Pamamaraan
Ang mga patakaran ay "kung ano" ang isang kumpanya, ang mga pamamaraan ay "paano". Mamuhunan sa isang hindi-para-profit na sistema ng accounting. Maraming mga sistema ang partikular na magagamit para sa mga simbahan at sa kanilang mga pangangailangan. Dapat isama ang mga pamamaraan na nangangailangan ng dalawang signers para sa lahat ng mga tseke na nakasulat upang magtatag ng pananagutan.
Ang isang miyembro ng kawani ay maaaring magpatakbo ng payroll, at isa pang maaaring aprubahan ito. Dapat suriin ng punong opisyal ng pananalapi ang lahat ng mga ulat ng pangkalahatang ledger (isang detalyadong listahan ng transaksyon) lingguhan o bi-lingguhan. Depende sa paraan ng pag-set up mo ng simbahan, dapat mong ipakita ang iyong board of deacons o elders sa detalyadong mga ulat ng kita at gastos bawat buwan. Ang alinman sa CFO o isang deacon ay dapat mag-reconcile sa bank statement sa iyong accounting program.
Mga problema
I-modelo ang mga patakaran at pamamaraan ng isang iglesya pagkatapos ng mga patakaran at pamamaraan ng mga kumpanya para sa tubo, kung posible. Habang ang mga suweldo at mga benepisyo ay dapat kumpidensyal, maraming tao sa lupon ang dapat magpasiya kung ano ang binabayaran ng pastor at kawani. Ang mga tseke ay hindi dapat isulat para sa "maydala" o "cash". Ang mga tseke ay hindi dapat naka-sign bago pa handa. Kung may anumang mga problema o alalahanin ay dapat na humingi ng payo ng isang sertipikadong pampublikong accountant.
