Ang isang manu-manong patakaran at pamamaraan ay isang nakasulat na dokumento na nagpapaliwanag ng mga patakaran ng isang organisasyon at sa mga partikular na paraan na dapat itong patakbuhin. Sinasaklaw nito ang lahat mula sa pangkalahatang pananaw ng samahan sa mga detalye kung paano i-proseso ang papasok na mail. Ang ilang mga pangunahing ideya para sa isang patakaran at pamamaraan ng manu-manong ay gumawa ng isang manu-manong mas kapaki-pakinabang sa mga empleyado.
Kumuha ng feedback mula sa mga kagawaran
Bago magsulat ng isang pormal na manwal para sa isang organisasyon, dapat kang makatanggap ng feedback mula sa lahat ng iba't ibang mga kagawaran tungkol sa kanilang patakaran at pamamaraan. Kahit na walang pormal na manu-manong patakaran at pamamaraan, ang mga kagawaran ay maaaring may sariling impormal na patakaran, memo at nakakalat na mga guidebook. Isang manu-manong patakaran at pamamaraan, maliban kung ito ay isinulat para sa isang bagong negosyo o organisasyon, dapat isaalang-alang kung paano ang departamento ay tumakbo na. Ang pagpapapakilala ng ganap na bagong patakaran at pamamaraan ay maaaring makapagpabagal sa mga produkto dahil sa kurba sa pagkatuto. Sa halip, isipin ang manu-manong patakaran at pamamaraan bilang isang lugar upang pagsamahin ang lahat ng impormal na mga patakaran at pamamaraan sa isang lugar upang maiwasan ang pagkalito.
Gayunpaman, hindi ito isang ganap na tuntunin. Ang isa sa mga benepisyo ng pagsulat ng isang patakaran at pamamaraan ng manual ay nagbibigay sa iyo ng isang pagkakataon upang repasuhin ang pagiging epektibo ng trabaho ng isang samahan. Kapag sumulat ng manu-manong, makipag-usap sa mga tagapamahala at empleyado sa iba't ibang departamento upang makita kung ang alinman sa mga patakaran at mga pamamaraan na kasalukuyang ginagawa nila ay masalimuot, mahirap o hindi pantay-pantay. Kung gayon, maaari mong hilingin na humawak ng isang pulong upang talakayin ang mas mahusay na paraan ng pagtatrabaho bago makumpleto ang manwal.
Ibahin ang pagkakaiba sa pagitan ng patakaran at pamamaraan
Ang mga patakaran ay kinabibilangan ng mga pangkalahatang patakaran na naglalarawan kung ano ang maaari o hindi maaaring gawin, at ito ay mula sa pilosopiko hanggang sa tiyak. Halimbawa, ang isang patakaran ay maaaring "tayo ay magiliw sa kapaligiran," o "isumite ang lahat ng mga kahilingan sa pagpasok sa Kagawaran ng Pagtanggap." Ang mga pamaraan ay naglalarawan ng mga hakbang-hakbang na mga proseso upang isakatuparan ang isang patakaran. Kapag gumagawa ng manu-manong patakaran at pamamaraan, iba-iba sa pagitan ng dalawa sa pamamagitan ng paggawa ng mga pamagat ng patakaran at mga pamamaraan ng bawat subheading o mga listahan ng patakaran. Papayagan nito ang manu-manong mabilis na ma-navigate ng mga empleyado na nais makahanap ng partikular na impormasyon kung paano dapat isagawa ang isang patakaran.
Maging malinaw at tiyak
Kapag nagsusulat ng manu-manong patakaran at pamamaraan, maaaring madalas mong repasuhin ang iyong trabaho upang i-cut ang anumang hindi maintindihang pag-uusap, kumplikadong mga pangungusap at mga hindi malinaw na tagubilin. Subukan na panatilihin ang mga pangungusap sa 15 salita o mas kaunti. Iwasan ang mga run-on o mga pangungusap na maaaring isalin sa higit sa isang paraan. Sa halip na magbigay ng mga tagubilin tulad ng, "iproseso ang lahat ng mga invoice at magpadala ng isang form sa manager," ilarawan ang mga pamamaraan para sa pagproseso ng mga invoice at ibigay ang pangalan ng partikular na form upang ipadala sa manager.
Maaari mong hingin ang isa o higit pang mga empleyado na suriin ang manu-manong patakaran at mga pamamaraan upang suriin ang anumang mga bahagi na nahihirapan sa kanila.
Regular na repasuhin at i-update
Ang isang manu-manong patakaran at pamamaraan ay isang dokumentong nabubuhay. Upang mapanatili itong kapaki-pakinabang, suriin at i-update ito nang regular kung kinakailangan. Magkaroon ng isang pagpupulong isang beses bawat taon upang makita kung ang anumang mga pagbabago ay kailangang gawin sa manu-manong patakaran at pamamaraan. Kabilang dito ang mga bagong paraan ng paggawa ng trabaho, pag-rewrite ng mahirap o nakalilito na mga parapo at pag-brainstorming ng mga paraan upang gawing mas kapaki-pakinabang ang manual, tulad ng pagdaragdag ng higit pang impormasyon o kulay na coding ng iba't ibang mga kabanata.
Iwasan ang paglagay ng sensitibong impormasyon sa oras tulad ng mga pangalan ng mga contact, mga numero ng telepono ng indibidwal at URL ng website sa patakaran. Sa halip na mag-refer sa mga partikular na tao o mga pamagat sa manwal, sumangguni sa mga pangalan ng departamento. Makakatulong ito upang matiyak na ang patakaran at pamamaraan ng manu-manong ay mananatiling kaugnay na mas mahaba.
