Ang tradisyunal na komunikasyon ng proyekto ay naganap sa loob ng malinaw na tinukoy na istraktura, gamit ang mga channel tulad ng panloob na koreo, telepono, memo at pormal na pagpupulong. Ang mga modernong komunikasyon sa proyekto ay gumagamit ng teknolohiya tulad ng email, intranet at social media upang magbahagi ng impormasyon sa loob ng isang mas nababaluktot na istraktura ng koponan. Ang mga pangangailangan sa komunikasyon ay nagbago alinsunod sa paglitaw ng mga bagong pamamaraan sa pamamahala ng proyekto at ang pangangailangan upang ipaalam sa isang mas malawak na grupo ng mga stakeholder.
Pamamaraan
Ang isang tradisyunal na pangkat ng proyekto ay nagproseso ng proyekto sa hiwalay na yugto, pagkumpleto ng bawat yugto bago simulan ang susunod. Ang koponan ay nakapagdekord ng bawat yugto at nakakuha ng isang pag-sign bago mag-usbong. Ayon sa Project Smart, ang modernong pagsasanay ay upang magpatibay ng isang mabilis na pamamaraan ng proyekto kung saan ang mga yugto ng proyekto ay maaaring mag-overlap habang nagpaproseso ang mga miyembro ng koponan ng mga indibidwal na cycle, na binabago ang mga ito sa linya kasama ang anumang feedback. Pinapalitan nito ang komunikasyon, inilagay ang diin sa mga update sa katayuan at madaling pag-access sa pinakabagong impormasyon ng proyekto.
Koponan
Kasama sa isang modernong koponan ng proyekto ang isang malawak na pangkat ng mga permanenteng at pansamantalang miyembro. Bilang karagdagan sa mga miyembro ng panloob na kawani, ang isang koponan ay maaari ring magsama ng mga konsulta, supplier, kasosyo sa negosyo at mga kumpanya na nagbibigay ng mga serbisyo sa IT. Dapat tiyakin ng tagapamahala ng proyekto na ang lahat ng miyembro ng koponan ay may secure na access sa komunikasyon ng proyekto para sa panahon ng kanilang paglahok. Ayon sa Project Place, ang isang proyekto ay isang pansamantalang panlipunang sistema kung saan ang tagumpay ay nakasalalay sa pakikipagtulungan, komunikasyon at pangako sa pamamagitan ng transparent na pagbabahagi ng impormasyon.
Mga stakeholder
Ang mga modernong proyekto ay may mas malawak na grupo ng mga stakeholder. Bilang karagdagan sa pakikipag-usap sa mga miyembro ng koponan at mga sponsor, kinikilala ng mga tagapamahala ng proyekto ang kahalagahan ng pagpapanatiling lahat ng mga stakeholder, kabilang ang komunidad, mga regulator, mga ahensya ng gobyerno at mga namumuhunan sa ganap na kaalaman. Ayon sa Cornwell management consulting firm, ang mga hindi epektibong komunikasyon ay nakakatulong sa kakulangan ng tagumpay sa higit sa 65 porsiyento ng mga nabigo na proyekto.
Mga Channel
Ang modernong komunikasyon ng proyekto ay nagsasamantala sa mga komunikasyon sa network upang mapabuti ang pakikipagtulungan. Ang email at instant messaging ay nagbibigay-daan sa mga miyembro ng koponan upang maibahagi ang impormasyon nang mabilis at madali, sa halip na umasa sa mga channel na batay sa papel tulad ng mga panloob na memo o fax. Ang mga portal ng proyekto ay nagbibigay ng isang solong secure na access point para sa lahat ng impormasyon at dokumentasyon ng proyekto sa pamamagitan ng Internet. Ginagawa ng Videoconferencing na posible para sa mga miyembro ng koponan na mag-set up ng mga pagpupulong ng pag-unlad, kahit na ang mga miyembro ng koponan ay nasa iba't ibang mga lokasyon. Ang mga teknolohiyang tulad ng mga blog at mga social network ay nagpapalawak ng mga komunikasyon sa proyekto kahit na higit pa, ang paglikha ng isang pakiramdam ng komunidad at pagpapaandar ng mga stakeholder upang magbigay ng feedback na maaaring maka-impluwensya sa proyekto
