Kapag nagtatrabaho sa serbisyo sa customer, maaaring maabot ka ng iyong mga kliyente sa iba't ibang mga channel ng komunikasyon, tulad ng personal, sa pamamagitan ng telepono, sa pamamagitan ng sulat at sa pamamagitan ng email. Anuman ang sitwasyon, mayroong ilang mga protocol at patnubay na kailangang sundin upang matiyak ang naaangkop na mga sagot at kasiyahan ng customer. Ang iyong kumpanya ay maaaring magkaroon ng sarili nitong mga tiyak na protocol upang sundin, ngunit ang mga alituntunin sa ibaba ay kasama sa karamihan sa mga alituntunin ng komunikasyon sa serbisyo ng customer.
Sa personal
Kapag nakikipag-usap sa isang customer nang harapan, ang iyong saloobin at pag-uugali ay dapat tumugma sa mga halaga ng iyong samahan. Dapat kang manatiling propesyonal at magalang sa lahat ng oras, kahit na ang isang kostumer ay nagrereklamo tungkol sa isang bagay na wala sa iyong responsibilidad. Kapag may pagdududa, hilingin sa iyong tagapamahala o superbisor na pangasiwaan ang kahilingan, o kunin ang pangalan ng kliyente at impormasyon ng contact upang maaari kang makipag-ugnay kapag alam mo kung paano matupad ang kanilang kahilingan.
Telepono at Voicemail
Sa pamamagitan ng telepono, mahalaga na sagutin agad, magsalita ng malinaw at gumamit ng isang matalik na tono. Ang pagbati ay ang unang bagay na nakikinig ng tumatawag at kadalasang natutukoy ng iyong organisasyon. Kung mayroon kang kalayaan upang sagutin ang telepono hangga't gusto mo, panatilihin ang propesyonal na pagbati sa pamamagitan ng pagsasabi ng iyong pangalan, pangalan ng organisasyon at pagtatanong sa tao kung paano mo matutulungan. Bago tapusin ang anumang pag-uusap, siguraduhing nasagot mo ang lahat ng tanong ng iyong kliyente at tanungin kung may anumang bagay na magagawa mo. Kung wala ka sa iyong desk o hindi maaaring tumagal ng papasok na tawag sa telepono, ang customer ay itutungo sa iyong voicemail. Ang iyong pagbati ay dapat panatilihing kasalukuyan at na-update. Suriin ang iyong voicemail madalas at bumalik ng mga mensahe sa lalong madaling panahon.
Mga Sulat at Memo
Ang iyong mga customer ay madalas na nakikita ang komunikasyon sa anyo ng mga nakasulat na mga titik at memorandums bilang pagkakaroon ng higit na kapangyarihan kaysa sa pandiwang komunikasyon. Ang nakasulat na sulat ay dapat maging malinaw, nakapagtuturo, napapanahon at tumpak. Dapat malaman ng kostumer kung ano ang inaasahan sa kanya kapag nabasa na niya ang komunikasyon. Siguraduhing ang tono ay palaging magalang at propesyonal, at palaging suriin ang katumpakan ng spelling at pare-pareho ang grammar bago i-print at ipadala ang komunikasyon.
Email at Mga Form ng Online
Kung minsan, maaari ka ring makipag-usap sa iyong kostumer sa pamamagitan ng email o mga form sa online. Katulad ng mga titik at memo, ang komunikasyon sa pamamagitan ng e-mail ay dapat na isagawa sa isang propesyonal at magalang na paraan, na may espesyal na pansin na ibinigay sa bokabularyo, spelling at grammar. Pinapayagan ka ng email ng kaunting kakayahang mag-iba at maaaring paminsan-minsan ay mas maraming impormal. Ang malinaw at simpleng pagmemensahe ay susi sa pagbibigay ng stellar customer service sa pamamagitan ng mga email. Gayundin, tulad ng gagawin mo sa mga mensahe ng voicemail, ang mga mensaheng email ay hindi dapat papansinin; laging tumugon sa lahat ng mga query ng iyong mga customer.
