Ang mga patakaran at pamamaraan ay mga kinakailangan para sa karamihan ng mga organisasyon. Marami ang kailangang magsulat ng mga uri ng mga dokumento dahil kailangan nilang sumunod sa mga regulasyon, tulad ng International Organization for Standardization (ISO). Ang ISO ay isang pamilya ng mga pamantayan na nakatutok sa pagpapabuti ng katiyakan sa kalidad. Ang isa sa mga pinaka-karaniwang halimbawa ng mga patakaran at pamamaraan na isinulat ng mga organisasyon ay ang Standard Operating Procedure (SOP).
Mga Patakaran
Ang mga patakaran ay nagsasabi ng mga patakaran na ipapatupad ng kumpanya sa buong samahan o departamento. Halimbawa, ang kumpanya ay may patakaran tungkol sa mga password. Maaaring sabihin na dapat baguhin ng mga empleyado ang mga password tuwing 60 araw. Ang patakaran ay maaari ring sabihin na ang sistema ay magbibigay ng abiso sa mga empleyado ng 14 na araw nang maaga ng kanilang mga password expiring. Ang mga patakaran ay dapat na malinaw, maigsi at pare-pareho. Ang mga patakaran ay magkakaroon din ng mga acronym sa kanila. Dapat isulat ng manunulat ang mga ito sa unang pagkakataon na ginamit nila at pagkatapos ay gamitin ang mga acronym sa buong pahinga ng mga patakaran.
Pamamaraan
Ang mga pamamaraan ay nagpapatupad ng mga patakaran. Ang mga pamamaraan ay nagbibigay ng detalyadong impormasyon, tulad ng mga sunud-sunod na mga tagubilin tungkol sa kung paano magsagawa ng mga gawain. Ang isang halimbawa ng isang pamamaraan ay kung paano lumikha ng mga bagong network account. Ang unang hakbang ay maaaring kasama ang manager na kinakailangang punan ang isang form para sa kanyang bagong upa. Ang form ay maaaring mangailangan ng tagapamahala upang magbigay ng impormasyon, tulad ng buong pangalan ng bagong hire, pamagat ng trabaho at departamento kung saan nagtatrabaho ang bagong upa. Pagkatapos ay isusumite ng tagapamahala ang form sa departamento ng IT. Ang administrator ng network ay magkakaroon ng mga pamamaraan na dapat niyang sundin. Maaaring kasama sa mga ito ang pag-set up ng email at network account at paglikha ng isang badge ng seguridad. Ang mga pamamaraan ay dapat na madaling sundin. Mahalagang tandaan na ang mga pamamaraan ay nagbabago sa loob ng isang panahon. Samakatuwid, dapat repasuhin ng kumpanya ang mga ito nang hindi bababa sa isang beses sa isang taon. Dapat itong italaga ang isang tao na mag-update ng mga pamamaraan. Tulad ng mga patakaran, ang mga pamamaraan ay dapat na pare-pareho, maigsi at wasto.
SOP
SOP ay para sa Standard Operating Procedure. Inilalarawan ng ganitong uri ng dokumento kung ano ang ginagawa ng organisasyon at mga kagawaran nito. Bilang karagdagan, ipinaliliwanag nito ang mga tungkulin at responsibilidad ng mga empleyado. Kung gayon ang SOP ay kadalasang kasama ang mga patakaran at pamamaraan para sa bawat kagawaran. Halimbawa, ang patakaran ay sumasakop sa mga patakaran para sa pagbili ng hardware. Pagkatapos ang pamamaraan ay magbibigay ng sunud-sunod na mga tagubilin kung paano bumili ng hardware. Kahit na ang SOP ay pangunahing binubuo ng teksto, ang isang mabuting dapat isama ang mga tsart ng organisasyon, mga diagram, daloy ng mga chart at workflow.
