Ang proseso ng paggawa ng mapa ay isang epektibong paraan ng pangangalap ng impormasyon upang matukoy kung paano gumaganap ang iyong hotel. Makatutulong ito sa mga kawani sa pamamahala ng hotel na maunawaan ang karanasan ng bisita pati na rin ang karanasan ng empleyado, at maaaring maipakita ang mga lugar ng kawalan ng kakayahan at mga pagkakataon para sa pagpapabuti. Ang paglikha ng mga mapa ng proseso ay nagpapahintulot din sa mga tagapamahala na magbunyag ng mga pagkakataon ng pagkakaiba-iba sa isang proseso, kapag ang mga hakbang ay ginagawang naiiba sa iba't ibang mga indibidwal o grupo o sa ilalim ng mga pagkakaiba sa kalagayan. Alamin kung paano ang proseso ng pagmamapa para sa isang hotel bilang bahagi ng isang pagsisikap sa pamamahala upang mapabuti ang kasiyahan ng bisita at empleyado at mabawasan ang basura.
Gumawa ng isang listahan ng mga pangunahing lugar ng serbisyo para sa iyong hotel, tulad ng guest check-in, housekeeping, room service, valet service at bellhop service. Tandaan na isama ang mga panloob na lugar, tulad ng pag-tauhan at payroll.
Ilista ang mga indibidwal o grupo na kasangkot sa bawat lugar. Halimbawa, ang housekeeping ay hindi lamang ang mga housekeeping staff, kundi pati na rin ang mga kawani ng front desk at ang mga operator ng telepono, na humawak ng mga kahilingan para sa gawaing bahay.
Konsultahin ang mga taong nasasangkot sa bawat lugar ng serbisyo upang magtipon ng impormasyon tungkol sa kanilang proseso. Baka gusto mong dalhin ang lahat ng mga ito nang sama-sama para sa isang grupo ng pokus, o maaari mong pakikipanayam ang magkakaibang mga indibidwal o mga grupo nang hiwalay. Tiyaking linawin na ang layunin ay upang maunawaan at mapabuti ang mga proseso, hindi upang makilala ang mga oportunidad para sa disiplina o sisihin, at mahalaga na ang anumang mga pagkakaiba-iba at mga eksepsiyon sa proseso ay tinukoy.
Kumpletuhin ang mga sumusunod na hakbang para sa bawat proseso na nais mong mapa.
Sumulat ng isang paglalarawan ng proseso, kabilang ang mga punto ng simula at wakas.Halimbawa, kung interesado ka sa proseso ng pag-check-in para sa mga bisita, ang iyong paglalarawan ay maaaring, "Ang proseso ng pag-check-in ay nagsisimula kapag ang bisita ay dumating sa hotel, kasama ang room assignment at pagbabayad, at nagtatapos kapag ang bisita ay pumasok sa kanyang silid."
Simulan ang iyong mapa ng proseso sa pamamagitan ng paglalagay ng panimulang punto sa itaas na kaliwang bahagi ng iyong dokumento at ang pagtatapos ng punto sa kanang ibaba ng iyong dokumento. Ang mga ito ay kadalasang nagpapahiwatig ng paggamit ng isang bilugan na rektanggulo na hugis.
Magdagdag ng mga karagdagang hakbang gamit ang isang hugis rectangle at lagyan ng label ang bawat isa na may maikling parirala. Para sa pag-check-in, ang mga hakbang ay maaaring magsama ng "mga diskarte sa harap ng mga customer" at "Ang miyembro ng kawani ay nagbibigay ng key at room number."
Ipahiwatig ang mga punto ng desisyon gamit ang hugis ng brilyante. Halimbawa, maaaring gumawa ng iba't ibang bagay ang staff ng front desk depende sa kung ang bisita ay nagbigay ng numero ng credit card kapag nagbu-book ng reserbasyon, o hindi pa nagbigay ng impormasyon sa pagbabayad.
Ikabit ang magkakasunod na mga hakbang gamit ang isang arrow na nagpapakita ng direksyon kung saan ang proseso ay dumadaloy. Para sa isang desisyon point, hindi bababa sa dalawang arrow ay humantong mula sa hakbang na iyon sa posibleng mga susunod na hakbang. Siguraduhin na i-label ang bawat arrow upang ipakita kung aling desisyon ang humahantong sa susunod na hakbang.
Tanungin ang mga kalahok sa proseso upang suriin ang mapa ng proseso, at gumawa ng anumang mga pagbabago na kailangan upang malunasan ang anumang mga pagkakamali o nawawalang mga hakbang.
