Ang isang database ng simbahan ay magbibigay ng pangunahing impormasyon tungkol sa bawat miyembro ng iyong kongregasyon na may isang pag-click ng mouse ng computer. Nawala na ang mga araw ng mga libro sa address ng papel, kasama ang kanilang mga kalihim na mga petroliko at mga cross-out bilang mga pamilya ay nagbabago at lumipat. Sa isang database, ang lahat ay mananatiling nakaayos at kasalukuyang, na nagbibigay-daan sa iyo upang ibahagi ang impormasyon ng contact sa loob ng isang pamilya ng simbahan.
Kolektahin ang impormasyon ng contact ng lahat ng dumadalo sa iyong simbahan. Maaari mong gawin ito sa pamamagitan ng pagpasa ng isang form para sa congregants upang punan sa isang serbisyo, o sa pamamagitan ng paggamit ng isang email listserv, alinman na nagpapahintulot para sa isang email na tugon o pag-link sa isang online na form na site tulad ng SurveyMonkey.com.
Para sa bawat pamilya, siguraduhing makuha ang kanilang pangalan, tirahan, numero ng telepono at email. Maaari mo ring isama ang mga kaarawan, petsa ng anibersaryo, at mahalagang impormasyon tungkol sa bawat bata tulad ng edad at mga espesyal na interes.
Ipahayag ang layunin ng database ng simbahan sa bawat indibidwal. Tanungin ang mga tao ng pahintulot bago isama ang mga ito sa isang pampublikong file, at kung hindi nila nais na ibahagi ang kanilang impormasyon, gawin ang kanilang "pribadong" file o iwanan ang mga ito na hindi nakalista.
Magsimula ng spreadsheet ng Excel. Ang unang haligi ay dapat para sa mga pangalan ng mga miyembro ng pamilya, na sinusundan ng isang pangalawang hanay para sa address ng tahanan. Ang ikatlong hanay ay dapat magsama ng isang numero ng telepono, ang ikaapat na haligi ay dapat magkaroon ng isang email address, at ang isang huling haligi ay maaaring magsama ng anumang mga tala o mga alalahanin na dapat malaman ng kawani ng pastoral.
Maaari mo ring likhain ito sa Microsoft Word, Open Office, o anumang iba pang programa na nagbibigay-daan sa iyo upang makagawa ng isang maipi-print, ngunit kapaki-pakinabang sa elektronikong, file na maaaring maimbak sa computer o naka-save sa isang disk.
I-save ang file pagkatapos na maipasok ang lahat ng impormasyon. Ang database na ito ay dapat itago sa isang lugar kung saan ito ay madaling mapupuntahan sa mga gumagamit nito sa isang regular na batayan (tulad ng mga tauhan ng simbahan) ngunit hindi sa mga hindi nangangailangan ng impormasyon. Isaalang-alang ang paglalagay nito sa isang nakabahaging hard drive, o password na nagpoprotekta sa mga ito upang maiwasan ang mga snooper.
Isaalang-alang ang pagbili ng isang programa sa database na idinisenyo para sa mga simbahan, gaya ng Keeper Keeper. Ang iyong spreadsheet sa Excel sa kasong ito ay magiging isang draft lamang. Muling ipasok ang iyong pangwakas, organisadong impormasyon sa mga itinalagang larangan ng database ng programa. I-save ang iyong trabaho.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Computer na may Internet access
-
Makipag-ugnay sa impormasyon para sa lahat ng mga congregants na nais na isasama
-
Kalihim o data-entry volunteer
-
Spreadsheet program tulad ng Microsoft Excel
-
Database software (opsyonal)
Mga Tip
-
Kumpidensyal ang lihim na impormasyon. Igalang ang privacy ng iyong kongregasyon. Lagyan ng check ang spelling ng mga pangalan at ang mga numero ng mga numero ng telepono para sa katumpakan.
Babala
Kung mayroon kang isang isyu sa software ng database o naniniwala na ito ay nasira, huwag subukan na "ayusin" ito. Maaari mong punasan ang mga mahahalagang file. Sa halip, gamitin ang numero ng customer-service na ibinigay sa software.
