Ang mga pormal na ulat ay mahalagang mga dokumento, at sa gayon, sila ay pinagkakatiwalaan upang maglaman ng tiyak na impormasyon, na nakasulat sa isang partikular na format para sa mabilis, madaling pagsangguni at paggamit. Ang karamihan sa mga pormal na ulat ay sumusunod sa isang hanay ng mga nilalaman ng pagbibigay ng pangalan sa isang isyu o problema, mga mungkahi para sa remedyo at / o mga remedyo na naipapatupad, ang mga kahihinatnan ng mga aksyon na ginawa upang malutas ang isyu o problema na natugunan at anumang iba pang mga detalye na may kinalaman. Depende sa paksa ng pormal na ulat, ang mga sentral na bahagi na ito ay maaaring naiiba ayon sa iba't ibang pokus. Ang pagsunod sa ilang mga hakbang ay nagsisiguro ng isang tama ang na-format na ulat.
Lumikha muna ang pahina ng pabalat. Ilista ang pamagat ng proyekto, ang iyong pangalan / pangalan ng preparer, ang uri ng ulat na inihanda at ang petsa ng pormal na ulat. Puntahan ang impormasyong ito sa pahina at gumamit ng mas malaki ngunit pormal na mga font.
Isulat ang "Buod ng Ehekutibo." Itago ito sa isang solong pahina. Isama ang isang pasulong na nagpapahayag ng problema o isyu at konteksto nito. Sabihin ang anumang nauugnay na teknikal na problema, ang takdang gawain o ang gawain na nakumpleto o nasa proseso ng pagkumpleto. Isaalang-alang ang mga teknikal na tanong na nauugnay sa gawain at ang layunin ng retorika para sa pagsasagawa ng problema o isyu.
Tapusin ang "Buod ng Buod" na may maikling buod. Sabihin ang hypothesis o layunin ng proyekto, ang mga pamamaraan o pamamaraan para sa pagtugon dito at sa mga resulta. Isama ang mga konklusyon na iginuhit, mga rekomendasyon sa organisasyon at anumang kinakailangang follow-up na aktibidad, at ilarawan ang lahat ng mga kaugnay na benepisyo at ang kanilang mga gastos.
Buuin ang susunod na "Table of Contents." Gamitin ang karaniwang mga panuntunan para sa pagsusulat ng Talaan ng mga Nilalaman. I-center ang pamagat, ilista ang nilalaman na isinangguni at ang kasamang lokasyon ng pahina.
Gamitin ang susunod na pahina upang isulat ang "Panimula." Sabihin ang problema o isyu na nagsimula sa aksyon, at iyon ang sanhi ng ulat na ito. Isulat ang katawan ng pagkilos o pagtatalaga na siyang pinagmumulan ng ulat. Buksan sa reader ang format / istraktura ng natitira sa ulat.
Tanggapin ang kasunod na pahina na "Background." Narito ang mga aksyon na kinuha sa ngayon upang matugunan ang problema / isyu. Isama ang anumang pinagkukunan ng panitikan na ang background para sa o patunayan ang pahayag ng problema / isyu. Isulat din dito kung paano ang nagawa ay alinsunod sa mga iniresetang pagsisikap para sa pagtugon dito, at banggitin dito ang anumang mga takdang tagubilin na iyong sinunod.
Isulat ang susunod na pahina upang isama ang isang "Usapan ng mga Resulta." Sabihin kung ano ang natutunan, o kailangang maging, at bigyang-katwiran ang iyong mga konklusyon batay sa "Background," na teorya at pamamaraan na sinunod.
Tapusin ang pangunahing katawan ng ulat sa isang pahina ng "Konklusyon" o "Pagbubuo". Ibalik muli ang problema / isyu na sanhi ng aksyon at ulat, at bullet ang mga pangunahing punto at rekomendasyon. Isama ang huling pahina na pinamagatang "Mga sanggunian" at opsyonal, kung kinakailangan, "Mga Appendice."
Mga Tip
-
Panatilihing maikli ang mga seksyon at masira ang mga maikling talata para sa mabilis na pagbabasa.
Babala
Labanan ang tugon na isama ang sari-sari, hindi kaugnay na impormasyon.
