Ang mga organisasyon ng hindi kumikita ay umaasa sa mga in-kind na donasyon pati na rin ang cash. Magsagawa ng mga potensyal na donor sa isang sulat na propesyonal ngunit gumagawa ng isang personal na koneksyon sa tatanggap. Bigyang-diin ang mabuting gawain ng samahan at kung paano nito gagamitin ang hiniling na mga supply. Sabihin sa donor kung paano gumawa ng kontribusyon.
Gumawa ng isang Koneksyon
Ipaliwanag kung bakit ang iyong organisasyon ay mahalaga sa potensyal na donor. Ang isang paaralan na nangangailangan ng mga supply para sa mga ekstrakurikular o pangunahing mga programang pang-akademiko ay dapat humingi ng mga donasyon mula sa mga magulang at kaibigan ng paaralan. Sa sulat, bigyang-diin ang link na ito. Paalalahanan ang mga magulang na ang mga nasa paaralan ay nakatuon sa pagbibigay ng posibleng posibleng pagkakataon sa edukasyon para sa kanilang mga anak. Kung humingi ng mga lokal na negosyo, ipaalala sa kanila na ang paaralan ay bahagi ng parehong komunidad at ang isang donasyon ng mga supply ay maaaring ipakita ang negosyo ay nakatuon sa mga customer at kanilang mga pamilya.
Itaguyod ang Trabaho
Sabihin ang utos ng organisasyon at ilarawan ang mga resulta nito. Ang isang lokal na shelter ng hayop ay maaaring magsama ng isang talata na nagbabalangkas sa mga programang medikal na pangangalaga, pabahay at pag-aampon na ibinibigay nito. Ang mga potensyal na donor na pamilyar sa organisasyon ay makikinabang sa isang paalala kung bakit ang karidad ay karapat-dapat sa isang donasyon ng mga suplay. Isama ang mga istatistika, tulad ng bilang ng mga mag-aaral na lumahok sa mga partikular na programa o ang bilang ng mga aso na inaalagaan sa isang taunang batayan. Binibigyan ng mga numero ang potensyal na donor ng isang ideya ng laki at tagumpay ng isang samahan at nagbibigay ng mas malaking insentibo upang magbigay ng mga supply para tumulong sa dahilan.
I-itemize ang Kahilingan
Ang mga supply ay mahahalagang bagay na dapat tuparin ang isang partikular na layunin. Kapag humihiling ng mga supply, nakakatulong ang donor na malaman kung ano mismo ang kailangan ng organisasyon at kung paano ito gagamitin. Maaaring tukuyin ng isang paaralan na kailangan nito ang mga paintbrush para sa isang programang pang-art, pumipigil upang protektahan ang damit ng mag-aaral, o mga kulay na lapis. Ang isang pagliligtas ng hayop ay maaaring magtanong para sa ilang partikular na tatak ng pagkain, mga tuwalya, mga kama ng alagang hayop, leash at collars. Sabihin kung tinanggap mo ang mga gamit na ginamit o nais ang mga donor na magbigay ng mga bagong suplay. I-link ang listahan pabalik sa misyon ng organisasyon sa pamamagitan ng pagpapahayag, halimbawa, na ang programa ng art ay tumutulong sa mga bata na nangangailangan ng pag-aalaga sa afterschool o na pinahihintulutan ng mga alagang hayop ang isang mas kumportable na karanasan sa tirahan para sa mga alagang hayop na walang tirahan.
Kung nakatuon ang iyong listahan sa ilang mga item, isama ito bilang isang listahan ng bala-point sa katawan ng sulat. Kung mas mahaba ang listahan, isama ito bilang isang attachment. Kung kasama mo ang isang attachment, direktang mga tatanggap sa attachment sa isang pariralang tulad ng "mangyaring suriin ang aming listahan ng mga pinaka-kailangan na mga item sa nakalakip na listahan."
Sabihin ang Pamamaraan ng Donasyon
Hayaan ang tatanggap na malaman kung paano matupad ang iyong kahilingan para sa mga supply. Ang liham ay dapat na malinaw na ihayag kung paano gumawa ng donasyon, kung ang organisasyon ay nagbibigay ng isang serbisyo ng pick-up, kung paano maaaring iiskedyul ng donor ang pick-up at ang mga itinakdang petsa at oras nito. Kung mayroong isang drop-off na lokasyon para sa mga suplay, isama ang address ng kalye, mga direksyon at oras na maaaring iwan ng mga donor ang mga suplay.
Sabihin sa tagatanggap ng liham kung kailan at kung paano mo ibinibigay ang mga resibo ng donasyon, kung naaangkop. Ang mga organisasyong nagbibigay ng mga resibo ay dapat magsama ng numero ng pagkakakilanlan ng buwis.
