Ang pangangasiwa ng dokumento ay ginagamit ng mga organisasyon ng proseso upang lumikha, kontrolin, secure, iimbak, kunin, maibahagi at sirain ang mga dokumento sa lahat ng kanilang mga form. Sa edad ng paglaganap ng impormasyon, mabilis na teknolohikal na pagbabago at mga isyu sa seguridad, ang mga organisasyon na nagtatatag ng mga sistema ng pamamahala ng dokumento ay dapat isaalang-alang hindi lamang ang mga mahusay na gawi sa negosyo, kundi mga patakaran, regulasyon at pamantayan na ipinahayag ng pamahalaan at internasyonal na mga katawan.
Paggawa ng mga Entidad: Pananalapi
Maraming pederal na entity ang naglalabas ng mga regulasyon na nangangailangan ng mga organisasyon na sumunod sa mga patakaran sa pamamahala ng dokumento. Ang sumusunod ay isang buod ng naturang entidad, ang mga uri ng mga organisasyon na nauugnay nila, at ang batas o regulasyon.
Ang Securities and Exchange Commission sa SEC 17a-4 ay nagbibigay ng mga patakaran sa pamamahala ng dokumento para sa mga broker, analyst at iba pa na kasangkot sa mga palitan ng securities.
Ang Batas Sarbanes-Oxley sa Mga Seksiyon 404 at 409 ay nakakaapekto sa pamamahala ng dokumento ng lahat ng mga kumpanya na nakikipagkita sa publiko pati na rin sa mga kumpanya ng accounting, mga auditor at mga kasama sa securities trading.
Ang Check Clearing para sa 21st Century Act (Check 21) ay nagreregula ng pag-handle ng pag-handle at nalalapat sa industriya ng pagbabangko. Ito ay pinangangasiwaan ng Federal Reserve.
Pinoprotektahan ng Gramm-Leach Bliley Act ang impormasyon sa pananalapi ng mga mamimili na hawak ng mga institusyong pinansyal at pinamamahalaan ng maraming mga ahensya ng pederal.
Ang National Association of Securities Dealers (NASD) Rule 3010 at New York Stock Exchange (NYSE) Rule 342 ay pinangangasiwaan ng Securities and Exchange Commission at kinokontrol ang mga rekord sa pagpapanatili ng pag-iingat na may kinalaman sa elektronikong komunikasyon para sa mga miyembro ng dalawang organisasyong ito.
Mga Panuntunan sa Pangangalaga sa Kalusugan
Ang Pagkakasakop sa Pagkakaroon ng Pagkakaroon ng Seguro sa Kalusugan at Pagkilos sa Pagkakakilanlan (HIPAA) ay nalalapat sa mga grupo tulad ng mga doktor, ospital, mga kompanya ng seguro at mga tagapag-empleyo na nakikibahagi sa pag-compile o pagpapadala ng impormasyon ng pasyente. Ito ay pinangangasiwaan ng Kagawaran ng Kalusugan at Serbisyong Pantao ng Estados Unidos.
21 CFR 11 ay ang seksyon ng Code of Federal Regulations na pinangangasiwaan ng U.S. Food and Drug Administration at tinutugunan ang electronic records at electronic signatures. Ang seksyon na ito ay nakakaapekto sa mga healthcare at pharmaceutical company.
Mga Panuntunan sa Militar
Ang mga regulasyon ng Departamento ng Pagtatanggol (Dept. of Defense 5015.2, bersyon 2) ay tumutukoy sa mga kinakailangan para sa mga software sa pamamahala ng mga rekord na binili ng Department of Defense. Ginagamit din ng iba pang mga ahensya ng pamahalaan ang pamantayan na ito para sa kanilang software sa pamamahala ng mga talaan.
Iba Pang Panuntunan ng Pederal
Ang Federal Rules of Civil Procedure ay namamahala sa kung paano ang mga kumpanya ng batas ay may hawak na impormasyon na may kaugnayan sa mga legal na pamamaraan.
Ang Mga Serbisyo sa Panloob na Kita Rev. Proc. 97-22 ay nagbibigay ng mga panuntunan para sa elektronikong imbakan at paglilipat ng impormasyon sa nagbabayad ng buwis, at nakakaapekto sa industriya ng mga serbisyo sa pananalapi.
Ang Kailangan para sa Mga Panuntunan
Ang mga Amerikano ay nakasalalay sa mga ahensya ng regulasyon upang matiyak na ang mga proteksyon ay nakalagay upang mapanatiling ligtas ang personal na impormasyon, protektahan ang mga transaksyon sa pananalapi at mag-ehersisyo ang angkop na pangangasiwa sa mga may kontrol sa pagkain, gamot, pinansiyal, at mga pangangalagang pangkalusugan ng bansa. Ang imprastraktura ng impormasyon ng bansa ay mahalaga para sa pagtatanggol nito at dapat din itong protektahan.
Standardisasyon ng pamamahala ng dokumento ay umaabot sa ibayo ng Estados Unidos. Ang mga non-governmental entity tulad ng International Organization for Standardization at ang Open Document Management API ay nagtatrabaho upang ilagay sa pamantayan at magbahagi ng mga proseso para sa mga sistema ng pamamahala ng dokumento upang matiyak ang seguridad at pagkakaroon ng mga rekord ng impormasyon kapag kinakailangan ang mga ito.
