Karamihan sa mga organisasyon ay nangangailangan ng kanilang mga empleyado na malaman kung paano magsulat ng ilang mga uri ng mga ulat. Halimbawa, dapat malaman ng mga propesyonal sa kalidad ng katiyakan kung paano sumulat ng mga ulat sa kalidad. Tumutulong ang isang ulat sa kalidad na suriin ang kasalukuyang mga sistema ng kontrol ng samahan na idinisenyo upang matiyak ang kalidad ng mga produkto, serbisyo at proseso. Ang mga mahusay na organisadong mga ulat sa kalidad ay maaaring gamitin ng ibang mga propesyonal upang makatulong na mapabuti ang mga produkto at proseso ng samahan.
Gamitin ang iyong mga tala. Habang sinusuri ang mga proseso ng kalidad ng katiyakan sa loob ng isang organisasyon, dapat kang kumuha ng mga detalyadong tala tungkol sa kung ano ang mga proseso, kung paano ito ipinatutupad ng mga empleyado at kung gaano kabisa ang mga ito.
Gumamit ng simpleng wika sa iyong ulat ng kalidad. Ang mga maikling pangungusap at simpleng mga parirala ay ang perpektong paraan upang makuha ang iyong kahulugan sa kabuuan at matiyak na ang lahat ng mga propesyonal ay madaling maunawaan ang nilalaman ng iyong ulat.
I-type ang abstract para sa iyong kalidad na ulat. Ang abstract ay isang buod ng lahat ng mga seksyon ng iyong ulat. Ibuod ang bawat seksyon sa tungkol sa dalawa hanggang limang pangungusap. Ang layunin ay para sa sinuman na bumabasa ng abstract upang malaman kung ang pagbabasa ng buong ulat ay nagkakahalaga ng kanilang oras.
Magdagdag ng seksyon para sa impormasyon sa background. Dapat itong isama ang departamento o proseso na pinag-aralan, ang mga taong tumutulong sa pagtatasa at ang layunin ng ulat ng kalidad.
Isama ang isang seksyon para sa iyong mga natuklasan. Kapag pinag-aaralan ang isang departamento o proseso, dapat mong bigyang pansin kung paano nakumpleto ang mga proseso, ang mga empleyado na kasangkot at kung gaano kabisa ang mga proseso ay tila para sa samahan. Ang lahat ng mga detalye na ito ay dapat na isama sa seksyon na ito. Ang data o mga kalkulasyon ay maaaring nakalista nang hiwalay at naka-attach sa ulat.
Tapusin ang iyong kalidad na ulat sa isang seksyon ng inferences. Ang seksyon na ito ay mag-aalok ng iyong mga konklusyon at rekomendasyon para sa pagpapabuti ng mga proseso na iyong sinusunod. Magbigay ng maraming detalye kapag nag-aalok ng mga mungkahi. Gumamit ng mga visual na detalye kung saan naaangkop, tulad ng mga tsart at mga graph. Ang higit pang mga detalye at mga halimbawa na maaari mong ibigay sa seksyon na ito, mas kapaki-pakinabang ang iyong ulat sa kalidad.
