Mula sa oras na ang isang tagapag-empleyo ay ang unang kontak sa isang prospective na empleyado, sa oras ng pagwawakas ng trabaho, mahalaga na ang mga nakasulat na rekord na may kaugnayan sa empleyado ay itatabi sa isang kawani ng tauhan ng empleyado sa ilalim ng pangalan ng bawat empleyado. Ang mga file na ito sa trabaho, kung pinananatili nang wasto, maaaring potensyal na maglingkod upang protektahan ang tagapag-empleyo mula sa pananagutan sa hinaharap para sa pagtatrabaho at paglabag sa batas sa paggawa, tulad ng maling pagwawakas o diskriminasyon sa trabaho.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Pag-lock ng mga cabinet file o isang secure room na may limitadong pag-access
-
Mga folder ng file
Unawain kung bakit kailangan mong panatilihin ang mga file ng tauhan ng empleyado. Ito ang record ng kumpanya at empleyado ng kung ano ang nangyari sa lugar ng trabaho. Ang mga rekord na pinananatili sa file ng tauhan ay maaaring magligtas upang protektahan ang employer sa mga legal na paglilitis sa hinaharap at tumulong na i-clear ang mga hindi pagkakaunawaan na maaaring mangyari sa mga isyu sa patakaran, mga isyu sa pagbabayad at benepisyo, mga tungkulin at mga responsibilidad sa trabaho, pandisiplina o pagwawasto pagkilos, at mga karaingan.
Kaya kung ano ang dapat pumunta sa isang kawani ng tauhan ng file? Ang mga sumusunod na dokumento at rekord ay dapat na panatilihin ng mga propesyonal sa human resources, o mga tagapamahala, sa bawat empleyado. Deskripsyon ng trabaho Aplikasyon sa trabaho Alok ng trabaho IRS form W-4 Resibo para sa handbook ng empleyado (Madalas ang isang magandang ideya na panatilihin ang isang kopya ng handbook mismo, lalo na kung ito ay magbabago sa pana-panahon. Sa ganitong paraan alam ng lahat kung ano ang mga tuntunin ng handbook na pinirmahan ng empleyado.) Ang anumang pagsusuri sa pagganap na ibinigay Mga benepisyo sa pag-sign up ng mga empleyado Mga parangal Ang mga reklamo at mga papuri ay natanggap tungkol sa empleyado Mga pagkilos o mga babala sa pagdidisiplina * Mga talaan ng pagdalo Inirerekomenda na ang bawat iba't ibang uri ng talaan ay may sariling tab.
Ang mga talaan ng medikal at mga pormularyo ng imigrasyon ay dapat itago sa magkakahiwalay na mga file Dahil hindi ka makakagawa ng mga desisyon sa trabaho batay sa katayuan ng imigrasyon ng isang tao, sa pag-aakala na mayroon silang karapatang magtrabaho sa U.S., at may karapatan ang pamahalaang pederal na repasuhin ang I-9, marahil ay mas mahusay na itago ito. Gayundin, ang mga Amerikanong May Kapansanan (ADA) ay naglalaman ng mahigpit na alituntunin tungkol sa privacy at pag-access sa mga nag-aalok ng mga medikal na rekord sa pag-post, kaya kinakailangan upang mapanatili ang mga ito sa isang hiwalay na file at file cabinet na may limitadong access. Nililimitahan ng ADA ang pagsisiwalat ng impormasyon sa mga rekord na ito sa mga superbisor, kung ang empleyado ay may mga kinakailangang limitasyon sa kanilang mga tungkulin o nangangailangan ng tirahan; mga manggagawang pangunang lunas sa kaso ng emerhensiyang pangangalagang medikal; at mga opisyal ng gobyerno at seguro sa ilalim ng limitadong mga kalagayan.
Mahalaga na ang hindi tamang impormasyon sa file ng tauhan ng empleyado ay maitama kaagad sa abiso ng kumpanya na mali ang impormasyon.
Ang mga file ng tauhan ng empleyado ay dapat na naka-lock at magagamit lamang sa mga taong may isang lehitimong negosyo na kailangang magkaroon ng access sa file. Ang isang tagapangasiwa o tagapangasiwa ng unang linya ay maaaring mangailangan ng pag-access upang gumawa ng mga desisyon tungkol sa mga promo at mga aksyong pandisiplina. Kung ang sinuman na walang lehitimong negosyo ay kailangang ma-access ang file na gustong makita ito, kailangan nila ng wastong subpena. Kung hindi, ang mga karapatan sa pagkapribado ng empleyado ay maaaring lumabag.
Sa pangkalahatan, ang batas ay hindi nangangailangan sa iyo na ibunyag sa isang empleyado kung ano ang nasa file ng kanilang kawani ng empleyado nang walang naaangkop na kahilingan mula sa empleyado. Marahil ito ay isang mas mahusay na kasanayan sa negosyo, gayunpaman, upang panatilihin ang mga empleyado apprised ng kung ano ang nasa kanilang mga file. Sa ganoong paraan, wala kang isang nasa gilid na empleyado na nagulat kung sila ay disiplinado o tinapos. Ang mga eksepsiyon sa pangkalahatang tuntunin ay ang mga tadhana ng Fair Credit Report Act (FCRA). Hinihiling nito sa iyo na ipaalam sa mga empleyado, o mga potensyal na empleyado, kung nagsasagawa ka ng isang salungat na aksyon batay sa kung ano ang nilalaman sa kanilang credit report.
Hiwalay mula sa isyu ng abiso sa mga empleyado ng kung ano ang nasa kanilang tauhan ng file ay ang isyu ng pag-access. Maraming mga estado ang nangangailangan ng mga tagapag-empleyo upang bigyan ang mga empleyado, at mga dating empleyado, ang pag-access sa kanilang kawani ng empleyado. Mahalaga, bilang may-ari ng propesyonal na may-ari o may-ari ng negosyo, na pamilyar ka sa batas ng iyong estado sa bagay na ito. Bilang isang pangkalahatang tuntunin bagaman, ang pag-access ng empleyado ay dapat na makatwiran at napapailalim sa isang miyembro ng pamamahala na naroroon upang matiyak na walang kinuha o nabago. Ang ilang mga batas ng estado ay nagpapahintulot sa empleyado na magkaroon ng mga kopya, kung gagawin nila, may isang tao mula sa kumpanya na gumawa ng kopya. Mayroong mga limitasyon sa kung ano ang makikita ng empleyado sa kanilang mga tauhan ng file. Kung may mga sensitibong bagay tulad ng mga titik ng sanggunian, mga pagsisiyasat sa krimen, at iba pang impormasyon na maaaring lumabag sa mga karapatan sa privacy ng ibang tao, maaari silang tanggihan ng access dito. Magandang ideya dito upang mapanatili ang mga bagay na iyon sa ilalim ng isang nakahiwalay na tab sa file ng tauhan ng empleyado. Ang ilang mga batas ng estado ay maaaring pahintulutan ang empleyado na magsumite ng mga pagtatalaga sa mga aksyong pandisiplina o mga pagsusuri.
Mga Tip
-
Panatilihin ang isang kopya ng batas ng estado, kung mayroong isa sa iyong estado, sa pag-access sa mga file ng tauhan ng empleyado na nai-post o madaling gamiting, sa lugar kung saan ang mga file na ito ay pinananatiling. Ito ay maiiwasan ang anumang mga kontrahan sa pagitan ng pamamahala at ng empleyado sa kung ano ang at hindi pinapahintulutan.
Babala
Ang bawat empleyado ay dapat na tratuhin ang parehong pagdating sa pagpapanatili at pag-access ng kanilang mga tauhan ng mga talaan. Anumang paglihis sa pagsasagawa ay maaaring sumailalim sa kumpanya sa paglilitis. Kung mayroon kang anumang mga alinlangan sa kung paano mapanatili ang iyong mga file ng tauhan ng empleyado, kumunsulta sa isang abugado.
