Ang iyong kakayahan upang makipag-usap nang epektibo ay direktang nakakaapekto sa iyong tagumpay sa trabaho. Mahalagang malaman mo kung paano sumulat at magpadala ng mga liham na maikli at madaling maintindihan. Ang memo ng negosyo ay isang maikling dokumento na tumutugon sa isang partikular na grupo ng mga tao at naka-focus sa isang tiyak na layunin. Isang mahusay na nakasulat na memo ay makakatulong sa iyo na makipag-usap nang mahusay at makamit ang mga resulta. Bilang karagdagan sa pagsusulat ng maayos, mahalaga ito upang matiyak na ang iyong memo ay maipadala nang wasto, sa mga taong kailangang basahin ito nang higit.
Paglikha ng iyong Memo
Mag-isip tungkol sa iyong madla. Bago mo simulan ang pagbuo ng iyong memo, isaalang-alang ang antas ng edukasyon at karanasan ng mga taong iyong kinakausap. Tandaan din ang mga pangangailangan ng iyong mga tatanggap. Ang ilang mga indibidwal ay maaaring mangailangan ng mas detalyadong mga tagubilin at tiyak, itinatag na mga alituntunin, habang ang iba ay maaaring magbigay ng isang napaka pangkalahatang bit ng impormasyon at pagkatapos ay kumuha ng inisyatiba sa kanilang sarili.
Gumamit ng tamang pag-format ng header. Sa linya ng "Petsa", gamitin ang mga pamantayang pamantayan. Para sa "To," dapat mong ilista ang bawat tao na tatanggap ng memo sa pamamagitan ng pangalan. Huwag gumamit ng mga palayaw. Gumamit ng una at huling mga pangalan, at ilagay ang mga ito sa alinman ayon sa alpabetikong o sa pamamagitan ng posisyon sa loob ng kumpanya. Para sa "Mula" na linya, gamitin ang iyong una at huling pangalan, pati na kung aling departamento kung nasaan ka, kung naaangkop.
Pumili ng linya ng paksa na tiyak at nagbibigay-kaalaman. Kadalasan, ang mga tao ay nagpapadala ng mga memo na may mga linya ng paksa na hindi malinaw at pangkalahatan. Ang isang tiyak at maigsi ay magbibigay sa mga tatanggap ng isang mas mahusay na ideya kung ano ang tumutukoy sa memo. Halimbawa, ang isang pangkalahatang linya ng paksa ay magbabasa ng "Pagpupulong," ngunit maaaring sabihin ng isang partikular na linya ng paksa, "Pagtatanghal ng koponan ng benta para sa pulong ng Biyernes."
Buksan gamit ang mga detalye. Huwag mag-aksaya ng oras sa chit-chat o background. Ang unang bahagi ng iyong memo ay dapat sabihin nang eksakto kung ano ang kailangan mo. Gamit ang halimbawa sa itaas, sa pagtatanghal ng koponan ng pagbebenta, maaari mong buksan, "Sa pulong ng Biyernes, ang benta ng koponan ay magpapakita ng isang slide show na may kita at mga account na pwedeng bayaran ang mga numero para sa unang quarter."
Isulat ang iyong memo, pag-iwas sa tinig na tinig. Ang isang memo ay dinisenyo upang magbahagi ng impormasyon at humiling ng tulong, kaya kailangan mong gumamit ng aktibong boses. Sa grammar at pagsulat, ang aktibong boses ay nangangahulugan na ang paksa ng isang pangungusap ay aktibo - paggawa o pagiging isang bagay - kaysa sa pagkakaroon ng iba pang mga bagay na mangyayari sa kanila. Ang aktibong boses ay mababasa na, "Ang koponan ng mga benta ay magpapakita ng slide show." Ang isang passive na diskarte ay ipinapahayag bilang, "Gusto namin ang koponan ng mga benta upang isaalang-alang ang isang slide show presentation."
Sumulat ng isang konklusyon. Ang iyong konklusyon ay hindi kailangang maging kumplikado, ngunit dapat itong ibuod ang mga pangunahing punto na isinangguni sa memo mismo.
I-edit ang iyong trabaho. Ang ilang mga bagay ay nakakahiya tulad ng pagpadala ng isang memo ng negosyo at napagtanto pagkatapos na ikaw ay nag-iwan ng isang higanteng maling pagbaybay sa gitna nito. Proofread ang iyong memo bago ipadala ito, at bilang karagdagan sa paggawa ng mga pagwawasto, alisin ang mga hindi kailangang salita. Panatilihing maikli ang iyong memo.
Ipadala ang iyong Memo
Ipadala ang iyong memo. Kung ipinadala mo ito sa pamamagitan ng inter-office mail, siguraduhin na ang bawat taong natugunan sa memo ay makakakuha ng kanyang sariling kopya. Walang sinuman ang dapat na magbahagi ng memo sa lalaki sa susunod na maliit na lugar.
Gumamit ng email kung ito ay isang pagpipilian. Ang isang email memo ay dapat na ipadala sa lahat ng tao sa parehong oras, ngunit maaari mong hilingin na bulag kopyahin ang ilan sa mga tatanggap. Kung nag-e-email ka ng iyong memo, ilagay ang paksa ng memo sa linya ng paksa ng email header. Huwag gumamit ng nakatutuwa o makulay na mga font, larawan o iba pang mga add-on ng email.
Sundan ka kapag naipadala mo ang iyong memo. Kung mayroong deadline na binanggit sa memo, siguraduhing bumalik ka sa mga tatanggap sa susunod.
Mga Tip
-
Siguraduhin na ang iyong memo ay sumusunod sa anumang mga alituntunin ng kumpanya tungkol sa mga bullet point, spacing ng talata, atbp.
Babala
Kung gumagamit ka ng email upang magpadala ng memo, double check bago maabot ang "Send" key. Gusto mong maging maingat tungkol sa kung sino ang natatanggap ng pagmamay-ari o kumpidensyal na impormasyon sa pamamagitan ng email.
