Ang Customer Service ay karaniwang ang unang punto ng contact para sa isang kasalukuyang o potensyal na customer. Kung paano nakikipag-ugnayan ang kinatawan ng kumpanya sa customer ay maaaring maging ang pagkakaiba sa pagitan ng isang pagbebenta o walang pagbebenta, o pagbabalik, nasiyahan sa customer. Walang partikular na verbiage na mas mahusay kaysa sa iba ngunit may mga tiyak na elemento na dapat isama kapag nagsasalita sa isang customer.
Panimula
Ang kinatawan ay dapat bumati sa isang tumatawag, ipahayag ang pangalan ng kumpanya, ipakilala ang kanyang sarili at mag-alok upang tulungan. Sinisiguro nito na alam ng kustomer ang kumpanya na siya ay nakikipag-ugnay, ang taong nagsasalita at siya ay handa na tumulong. Ang halimbawang halimbawa ay, "Hi, Salamat sa pakikipag-ugnay sa ABC Company. Ang pangalan ko ay Jonathan. Paano ko matutulungan ka?" Kung ang serbisyo ng customer ay nakaharap sa mukha, sabihin lang, "Hi, paano ko matutulungan ka?"
Paglilinaw
Kadalasan, ang mga customer ay mahirap maintindihan o marinig. Sa mga kasong ito, hinihiling ng kinatawan ang mga tanong na nagpapaliwanag, pagkatapos ay isiniwalat ang kahilingan ng customer. Halimbawa, ang isang pariralang gamitin ay, "Kung nauunawaan ko nang tama, Ms Smith, ang sinasabi mo ay (ibalik ang mga alalahanin ng customer). Iyan ba ang tama?" Sa pamamagitan ng pagtatanong at rephrasing ang mga pangangailangan ng customer, nagpapakita na ang kinatawan ay aktibong nakikinig sa customer.
Pagsasara
Kapag isinasara ang pag-uusap, ibalik ang kahilingan ng customer, nag-aalok upang magbigay ng karagdagang tulong, pagkatapos ay tapusin ang pakikipag-ugnayan. Ang pagsasauli ng mga pangangailangan ng customer ay tinitiyak sa kanya na naintindihan ng kinatawan ang kanyang dahilan para sa tawag. Ang alok para sa karagdagang tulong ay nagbibigay sa kanya ng isang pagkakataon upang gumawa ng karagdagang mga kahilingan bago tapusin ang pakikipag-ugnayan sa kumpanya. Ang talasalitang magagamit sa pagtatapos ay: "Ms Smith, ngayon ay humiling ka ng dalawa pang CD. Ipapadala namin ang mga ito sa 123 Main St Anytown, USA 12345. Mayroon bang anumang bagay na maaari kong tulungan ka? Salamat sa pakikipag-ugnay ABC Company at magkaroon ng magandang araw. Paalam. " Para sa mga nakikipag-ugnayan sa mukha, sabihin lang, "Salamat" o, kung ang customer ay nagba-browse pa rin sa tindahan, "Pakisabi sa akin kung kailangan mo ng tulong."
Impormasyon sa Pagbabayad
Kapag nagbibigay ang customer ng impormasyon sa pagbabayad, ulitin ang impormasyon ng pagbabayad pabalik sa customer. Kung ginamit ang mga credit card, i-verify ang pangalan sa card, ulitin ang numero ng card at petsa ng pag-expire sa customer. Halimbawa, "Ms Smith, ang pangalan sa card ay Jane M. Smith. Ang numero ng Visa card ay 1234 4567 7890 0123 at ang expiration date ay 0511." Kung ang customer service ay nakaharap sa mukha, maaaring angkop na sabihin na "Ms Smith, mangyaring mag-sign ang resibo."
Follow-up
Kapag kailangan ang follow-up ng customer, itakda ang mga inaasahan ng customer. Ipaalam sa kanya kung sino, kailan at bakit may makipag-ugnay sa kanya. Gamitin ang verbiage tulad ng, "Ms Smith, ako ay makipag-ugnay sa iyo sa Hunyo 25 sa 3:00 upang makuha ang numero ng lisensya ng software."
Mga Tip
Maging magalang at magalang sa mga customer. Huwag mag-atubiling gamitin ang "pakiusap" at "salamat" kapag nagsasalita sa mga customer. Paminsan-minsan, ang mga mamimili ay maaaring maging abusado. Huwag pahintulutan ang mga customer na gumamit ng bastos na wika patungo sa iyo. Sa mga kasong iyon, ilagay ang tumatawag sa paghawak o hilingin sa kostumer na pahintulutan kang makipag-ugnay sa isang superbisor o tagapamahala.
