Ang mabisang komunikasyon at pagpapalitan ng impormasyon ay kapwa mahalaga sa tagumpay ng proyekto. Tinitiyak ng malinaw na komunikasyon na nauunawaan ng bawat kasapi ng pangkat ang kanyang papel at mga layunin sa proyekto. Ang patuloy na pagpapalitan ng impormasyon ay nagpapanatili sa lahat ng mga miyembro ng team na alam ang pag-unlad at nagha-highlight ng anumang mga isyu na maaaring makaapekto sa pag-unlad. Ang kabiguang makipag-usap nang epektibo ay maaaring humantong sa mga mahahabang pagkaantala na nakakaapekto sa tagumpay ng proyekto.
Plano ng Proyekto
Ang plano ng proyekto ay sentro sa lahat ng komunikasyon sa proyekto tulad ng iniulat ng TechRepublic. Ang plano ay nagbibigay-daan sa bawat kasapi ng koponan na malaman kung ano ang dapat na ihatid ng proyekto at kung sino ang may pananagutan. Nagbibigay ito ng mga mahahalagang petsa at mga dependency ng proyekto at nagbubuwag sa mga komplikadong programa sa mga mas maliit na bahagi na mas madaling maunawaan ng mga indibidwal na miyembro.
Vision
Tinitiyak ng komunikasyon na ang bawat miyembro ng pangkat ay nagbabahagi ng parehong pangitain ng kinalabasan ng proyekto. Inihayag ng isang 2002 na edisyon ng "Houston Business Journal" kung paano nakikipagtulungan ang mga arkitekto, isang kumpanya ng konstruksiyon at mga tagabuo ng mga tagapamahala ng mga kumpanya ng kliyente upang makamit ang tagumpay ng proyekto sa pamamagitan ng isang ibinahaging layunin - isang parke ng negosyo na nakakatugon sa mga pangangailangan ng mga gumagamit nito.
Pagpaplano sa Komunikasyon
Ang isang malaking proyekto ay nagsasangkot ng maraming mga miyembro ng pangkat at isang malawak na hanay ng mga channel sa komunikasyon. Upang matiyak ang epektibong komunikasyon at pagpapalitan ng impormasyon, mahalaga para sa tagapamahala ng proyekto na planuhin at pamahalaan ang proseso mula sa simula, na kilalanin kung sino ang nangangailangan ng iba't ibang impormasyon sa iba't ibang yugto ng proyekto. Ang proseso ay tuloy-tuloy ayon sa pagkonsulta sa Proyekto Perpekto, na nagsasabi na ang mga tagapamahala ng proyekto ay gumastos ng karamihan ng kanilang oras sa mga gawain sa komunikasyon.
Pamamahala ng Impormasyon
Kailangan ng mga kasapi ng koponan ng mabilis na pag-access sa mga pinakabagong bersyon ng dokumentasyon ng proyekto. Sa pamamagitan ng paglikha ng isang solong website ng proyekto o database, ang mga tagapamahala ng proyekto ay maaaring magsentro sa lahat ng impormasyon at magbigay ng mga miyembro ng koponan na may ligtas na access sa mga mahahalagang dokumento tulad ng mga plano, mga iskedyul, mga supplier, pulong ng mga minuto at mga ulat ng pag-unlad.
Katayuan
Kinikilala ng TechRepublic ang mga ulat ng katayuan bilang isa sa pinakamahalagang komunikasyon sa proyekto. Tinitiyak ng mga update sa katayuan ng pagbabahagi na ang lahat ng mga miyembro ng koponan ay may kamalayan ng anumang mga kritikal na isyu o hindi inaasahang mga pagbabago na maaaring makaapekto sa mga iskedyul o gastos sa proyekto. Pagkatapos ay maaari silang gumawa ng anumang kinakailangang pagkilos para sa pagpapagamot.
Mga Tool
Ang mga tool sa komunikasyon, tulad ng email, videoconferencing at teleconferencing, ginagawa itong simple at maginhawa para sa mga miyembro ng pangkat ng proyekto upang magtulungan at makipagpalitan ng impormasyon, kahit na nagtatrabaho sila sa iba't ibang mga lokasyon. Ang mga tool sa social networking ay naglalaro din ng mahalagang papel sa pamamahala ng proyekto. Ang mga miyembro ay maaaring gumamit ng mga tool, tulad ng Twitter o Facebook, upang mag-post ng mga pag-update ng maikling katayuan o komento sa mga mahahalagang isyu sa proyekto.
