Ang mga kinatawan ng serbisyo sa kostumer ay nagtatrabaho sa halos bawat industriya. Naglilingkod sila bilang mga liaisons sa pagitan ng mga kumpanya o mga organisasyon na pinagtatrabahuhan nila at ng kanilang mga customer. Ang mga kinatawan ng serbisyo sa kostumer ay nagtatrabaho sa pamamagitan ng telepono, sulat o Internet upang tumugon sa mga katanungan, magbigay ng impormasyon, pangasiwaan ang mga reklamo, nag-aalok ng gabay, ayusin o i-update ang mga account at tangkaing lutasin ang mga problema. Maaari silang magpakadalubhasa sa isang partikular na lugar tulad ng pagsingil o teknikal na suporta. Ang mga tungkulin ng mga kinatawan ng serbisyo sa customer ay nag-iiba depende sa katangian ng kanilang mga tagapag-empleyo. Dahil ang serbisyo sa customer ay nakakaapekto sa mga reputasyon at mga kita ng mga negosyo, mahalaga para sa mga kinatawan ng customer service na gamitin ang pinakamahusay na kilalang mga kasanayan upang mapanatili ang mga customer na nasiyahan, masaya at bumabalik para sa higit pa.
Sagutin agad ang mga kahilingan o katanungan ng kostumer. Kung ang isang tawag ay ginawa, sagutin sa lalong madaling panahon o tumawag muli upang masiguro na natatanggap ng mga customer ang tulong na kailangan nila sa isang napapanahong paraan.
Magbigay ng isang friendly na pagbati at gumawa ng isang magandang unang impression sa isang customer. Gamitin ang pangalan ng kustomer kapag angkop upang makatulong na masiguro ang isang personalized na karanasan. Tratuhin ang customer nang pantay, magalang at magalang. Maging magalang at ngumiti.
Pakinggan nang maingat at magalang sa mga kahilingan, mga problema o tanong ng isang kostumer. Pahintulutan ang customer na magbulalas, magbahagi ng impormasyon o magtanong ng maraming mga katanungan hangga't kailangan niya.
Taos-pusong humihingi ng paumanhin at kinikilala ang mga problema kung kinakailangan. Makakuha ng isang pag-unawa sa kung ano ang pangangailangan ng customer at matukoy ang isang plano ng pagkilos. Magtanong ng bukas na mga tanong upang makatulong na matukoy kung ano ang kailangan ng customer.
Lutasin ang mga sitwasyon o sagutin ang mga tanong sa isang napapanahong paraan. Kung ang isang problema arises na hindi mo maaaring ayusin o hindi alam ang sagot sa, kumuha ng tulong mula sa isa pang customer service representative o isang superbisor. Gamitin ang mga tool na ibinigay ng pamamahala upang matugunan ang mga pangangailangan ng customer. Maaaring maging maayos ang refund, kapalit, sobrang tulong o regalo. Ang lahat ng mga problema ay hindi malulutas sa mga refund. Mag-alok ng isang alternatibo kung ang solusyon ay hindi kasiya-siya sa customer.
Mag-alok ng patuloy na serbisyo o tulong. Matapos malutas ang isang problema, ipaalam sa customer na ang iyong kagawaran ay magagamit para sa patuloy na tulong o kadalubhasaan.
Sundin agad ang mga problema o claim. Panatilihin ang mga pangako, subaybayan ang progreso ng mga solusyon sa multistep at tiyaking ganap na nalutas ang mga isyu.
Ibigay ang customer sa isang friendly na pagbati pagbati. Gumawa ng isang positibo at pangmatagalang memorya upang ang customer ay nais na bumalik o gamitin muli ang mga serbisyo ng kumpanya.
Mga Tip
-
Maging may kaalaman tungkol sa negosyo o mga produkto hangga't maaari. Ang pag-unawa sa mga produkto o serbisyo at kung paano gumagana ang mga ito ay mahalaga kapag tumutulong sa mga customer at pagsagot sa mga tanong.
Babala
Panatilihin ang kaalaman ng customer. Kung ang isang problema ay hindi malulutas kaagad, ipaalam ang kustomer. Magbigay ng impormasyon na maglubag ng isang hindi nasisiyahan na kostumer. Huwag ipangako ang mga resulta na imposible upang makamit.
