Hindi mahalaga kung gaano kalaki ang iyong sinusubukan, kung minsan ang mga bagay ay hindi gumagana tulad ng iyong pinlano. Kapag nangyari iyan sa negosyo, maaari mong mapinsala ang isang nagkakahalaga na customer o kliyente. Marahil ay hindi ka sinasadyang bastos sa isang kostumer o ang isa sa iyong mga empleyado ay hindi angkop na humawak ng isang sitwasyon. Siguro napalampas mo ang deadline ng isang kliyente o nagpadala ng hindi sapat na dami ng isang item. Ang pagsulat ng isang sulat ng apology ay maaaring maging karapat-dapat sa ilang mga pagkakataon upang matiyak na patuloy ang iyong relasyon sa pagtatrabaho. Kung nakagawa ka ng isang pagkakamali, nagdulot ng pagkaantala, nagpadala ng isang sira produkto o nagbibigay ng mahihirap na serbisyo, nais mong gumawa ng isang taos-puso paghingi ng tawad sa iyong customer o client.
Paano Sumulat ng Apology Letter sa isang Customer
Kapag nagtatrabaho ka sa mga industriya ng serbisyo sa customer, ang iyong negosyo ay kasing ganda ng kung paano mo tinatrato ang iyong mga customer. Kinukuha ng mga customer ang kasabihan "ang customer ay palaging tama" sa puso. Kung ang isang bagay ay nangyayari upang gumawa ng isang customer pakiramdam wronged, ito ay mahusay na kasanayan upang makapagsulat ng isang apology sulat.
Ang isang sulat ng apology sa isang kostumer ay dapat na nakasulat sa letterhead ng kumpanya, o ipinadala sa pamamagitan ng email ng tao para sa mga reklamo ng kumpanya. Dapat itong ipaalam sa taong gumagawa ng reklamo at ipadala sa isang napapanahong paraan. Ang iyong sulat ay dapat magsimula sa isang paghingi ng tawad na kinikilala kung ano ang nangyari. Tanggapin ang pananagutan para sa iyong mga aksyon at siguraduhin na maramdaman ang pakiramdam ng customer. Sikaping ipaalam sa kustomer na makikita mo kung ano ang nadama niya at kung bakit siya ay nababahala. Panghuli, mag-alok ng isang paraan upang i-right ang mali kapag posible.
Halimbawa:
Mahal na Michelle,
Salamat sa pakikipag-ugnay sa akin tungkol sa serbisyo na iyong natanggap sa aming tindahan noong nakaraang linggo. Gusto kong humingi ng paumanhin kung paano pinanghahawakan ng aming cashier ang sitwasyon sa iyong return item. Ikinalulungkot ko na ibinigay niya ang maling impormasyon tungkol sa iyong refund. Dapat na naka-check siya sa isang tagapamahala bago sabihin sa iyo na magagawa lamang niya ang isang pagbalik kung mayroon kang resibo. Ikinalulungkot ko na ginugol mo ang 20 minuto na nakikipagtalo sa aming cashier. Ako ay nabigo rin. Kung gusto mong pumasok sa tindahan sa linggong ito, personal kong hawakan ang iyong pagbabalik. Makakaapekto lamang ito ng ilang minuto.
Taos-puso,
Roger S.
Tagapamahala ng tindahan
Paano Mag-apologize sa isang Client
Ang mga relasyon sa patuloy na mga kliyente ay mahalaga din sa iyong negosyo. Kahit na ito ay isang mahabang panahon, naitatag na kliyente o isang medyo bago, nais mong tiyakin na matugunan mo ang anumang mga problema na lumitaw sa lalong madaling panahon.
Upang humingi ng paumanhin sa isang kliyente, napupunta ito sa isang mahabang paraan upang makapagsulat. Ito ay nagpapahiwatig na kinuha mo ang kanyang pag-aalala sa puso at kinuha ang oras sa labas ng iyong abalang iskedyul upang makapagsulat. Karamihan na tulad ng isang sulat ng apology sa isang customer, ang sulat ay dapat na nakasulat sa letterhead ng kumpanya o ipinadala sa pamamagitan ng email, sa iyo o sa ulo ng departamento. Subukan na ipadala ang sulat sa lalong madaling panahon ng pagsunod sa anumang kinakailangang panloob na pagsisiyasat upang makita kung bakit naganap ang pagkakamali o pangangasiwa. Simulan ang sulat na may isang paghingi ng tawad na nagpapahiwatig na nauunawaan mo kung bakit ang iyong kliyente ay nababahala. Kunin ang pananagutan para sa pagkakamali at magbigay ng isang pagpaparusa pagkilos. Dahil mayroon kang patuloy na relasyon, magandang ideya din na mag-set up ng oras upang pag-usapan upang matalakay mo kung ano ang nangyari.
Mahal na Michael,
Ako ay nalulungkot na napalampas namin ang deadline para sa pinakabagong disenyo ng website. Gusto kong humingi ng paumanhin para sa hindi pagpapaalam sa iyo na kami ay tumatakbo sa likuran. Dapat na sinabi sa aming tagapamahala ng proyekto na ang proyekto ay hindi nasa track upang matugunan ang huling araw ng Enero. Matapos makipag-usap sa kanya, lumilitaw na sobrang na-overload siya sa mga proyekto at hindi sa itaas ng mga bagay na dapat niya. Alam ko kung paano nakakabigo ito na makaligtaan ang mga deadline ng proyekto. Maaari kong tiyakin na maaari naming makumpleto ang proyekto sa pagtatapos ng linggo. Nais kong ibawas ang isang linggo ng pagbabayad mula sa iyong susunod na pahayag na may mabuting pananampalataya. Ikinagagalak kong talakayin ito sa iyo. Mangyaring makipag-ugnay sa akin kapag nakakuha ka ng pagkakataon.
Taos-puso,
Brook B.
Direktor ng Disenyo
Bakit Kinakailangan ang Apologize
Ang apologizing ay isang mahusay na kasanayan sa negosyo. Ipinapakita nito na mahalaga sa iyo ang iyong patuloy na kaugnayan sa iyong mga customer at kliyente. Ipinakikita rin nito na maaari mong kilalanin at igalang ang damdamin ng napinsalang partido nang hindi nagtatanggol o nakakasakit.
Ang pagkuha ng pagmamay-ari ng iyong pagkakamali ay nagpapakita ng maraming integridad, na maaaring humihikayat sa isang customer o kliyente na gustong magpatuloy sa paggawa ng negosyo sa iyo.
