Mahalaga ang dokumentasyon ng empleyado sa ilang kadahilanan. Ang dokumentasyon ay nagpapawalang-bisa sa mga pagkilos sa trabaho, mula sa pangangalap at pagpili sa pagbibitiw, pagreretiro o pagwawakas. Ang pagsasanay at pag-unlad at kabayaran at mga benepisyo ay bahagi rin ng dokumentasyon ng empleyado. Ang pagpapanatili ng tumpak at kumpletong dokumentasyon ay sumusuporta sa mga layunin ng human resources, tulad ng pagpaplano ng pagpapalit at pagtataguyod mula sa loob. Ang dokumentasyon ng empleyado, kapag maingat na inihanda, kumpidensyal at ayon sa mga patakaran ng kumpanya, ay ang gulugod ng isang departamento ng human resources.
Recruitment and Selection
Kahit na ang iyong proseso sa pangangalap at pagpili ay nagsisimula sa pagsusumite ng online na aplikasyon sa pamamagitan ng isang sistema ng pagsubaybay ng aplikante, ang dokumentasyon ay isang mahalagang bahagi ng proseso ng pag-hire. Sa minimum, ang proseso ng pag-hire ay may kasamang mga screening ng telepono, mga interbyu sa harap-harapan at mga pagsusuri ng tagapanayam. Mahalaga ang dokumentasyon sa prosesong ito - ang pagkuha ng mga tala sa panahon ng personal na mga panayam ay halos isang kinakailangan upang makatulong na gumawa ng isang matalinong desisyon sa pagkuha. Bilang karagdagan, kung nais mong ipasa ang mga kwalipikasyon ng kandidato sa isa pang tagapamahala ng pagkuha, nakatutulong itong ibahagi ang iyong mga tala sa pakikipanayam. Ang mga tala sa panayam ay naglalaman ng iyong mga personal na pagtasa at opinyon. Samakatuwid, maliban kung ang mga tala mula sa recruitment at proseso ng panayam ay naglalaman ng mga marka ng pagsusulit o ibalik ang ilang mga katotohanan tungkol sa hanay ng kasanayan ng kandidato, ang ganitong uri ng dokumentasyon ay hindi kadalasan ay naging bahagi ng mga tauhan ng file. Mahalaga, ang dokumentasyon ng empleyado ay nagpapatunay din sa pagiging karapat-dapat sa trabaho.
Pagsasanay at Pag-unlad ng Empleyado
Ang pagdokumento ng pagganap ng empleyado ay mahalaga para sa pagpapanatili ng kasiyahan sa trabaho, pagiging produktibo at pakikipag-ugnayan. Ang iyong sistema ng pamamahala ng pagganap ay nagsasama ng isang bilang ng mga sangkap, tulad ng mga paglalarawan ng trabaho, impormal na feedback, pagsasanay, pagkilos sa pandisiplina at taunang mga pagsusuri sa pagganap. Ang lahat ng mga sangkap ay nangangailangan ng dokumentasyon para sa iyong sistema ng pamamahala ng pagganap upang manatili sa track. Ang kakulangan ng dokumentasyon ay malapit sa kakulangan ng komunikasyon sa lugar na ito. Ang mga empleyado ay umaasa sa feedback upang magbigay ng inspirasyon sa pagganyak at itaas ang moral ng empleyado. Kung walang dokumentasyon, ang mga empleyado ay kulang sa mga kasangkapang kinakailangan upang matugunan ang mga inaasahan ng tagapag-empleyo.
Compensation and Benefits
Ang dokumentasyon ng empleyado ay isang mahalagang elemento ng iyong kompensasyon at mga benepisyo. Kung wala ang ganitong uri ng dokumentasyon, imposible na subaybayan ang sahod ng empleyado, mga pagtaas ng merito, mga bonus sa taon ng pagtatapos at sapilitan at boluntaryong pagbabawas. Ang dokumentasyon ay nagpapanatili rin ng katayuan sa mga benepisyo ng empleyado, tulad ng mga opsyon sa pangangalagang pangkalusugan, pangangalaga na umaasa at nababaluktot na mga account sa paggasta Ang talaan ng payroll ay nagtatala ng marami sa dokumentong empleyado sa lugar na ito; gayunpaman, ang iyong opisyal ng pagkapribado ay may eksklusibong access sa lahat ng dokumentong may kaugnayan sa medikal upang mapanatili ang kumpidensyal na katangian ng impormasyon ng empleyado.
Pagtatapos ng Pagtatrabaho
Kapag ang panunungkulan ng isang empleyado sa kumpanya ay nagtatapos, ang dokumentasyon ay napakahalaga. Anuman ang dahilan, dapat kang maghanda at mag-file ng mga gawaing papel na nagsisilbing dokumentong aksiyon sa pagtatrabaho. Kung tapusin mo ang isang empleyado, igagawad ng dokumentasyon ang iyong desisyon. Ang paglabas ng empleyado na may kaugnayan sa mahihirap na pagganap, mga paglabag sa patakaran o gross misconduct ay nangangailangan ng dokumentasyon upang suportahan ang hindi boluntaryong pagwawakas. Dapat magpasya ang empleyado na mag-file ng reklamo para sa maling paglabas, ang dokumentasyon ay maaaring maprotektahan ang mga ari-arian ng iyong kumpanya kung ang reklamo ay lumalaki sa paglilitis. Kung ang isang empleyado ay magretiro o magbitiw, kinakailangan ang dokumentasyon para sa patuloy na mga benepisyo sa kalusugan at kita.
