Ayon sa dokumento ng US Environmental Protection Agency (EPA) na "Guidance for Preparing Standard Operating Procedures (SOPs)," "Ang pagpapaunlad at paggamit ng mga SOP ay isang mahalagang bahagi ng isang matagumpay na sistema ng kalidad habang nagbibigay ito ng mga indibidwal na may impormasyon upang magsagawa ng trabaho maayos at pinapadali ang pagkakapare-pareho sa kalidad at integridad ng isang produkto o end-result. " Kaya ang tamang paghahanda ng mga SOP ay susi sa pagtatag ng pundasyon para sa pagkamit ng mga pare-parehong proseso. Sa pamamagitan ng pagsunod sa ilang mga pangkalahatang hakbang, maaari kang maghanda ng mga SOP para gamitin sa loob ng iyong organisasyon.
Kilalanin kung anong mga pamamaraan o mga proseso sa iyong organisasyon ang nangangailangan ng dokumentasyon upang maisagawa sa isang pare-parehong paraan at kung aling mga tao ang pinaka kwalipikado sa may-akda ng nauugnay na SOP. Ang diskarte ng koponan ay maaaring gamitin upang kilalanin ang pangangailangan ng SOP at isulat ang SOP.
Tukuyin ang isang sistema ng pag-numero upang matiyak ang sapat na pagkontrol ng dokumento ng iyong mga SOP. Ang numero ng sistema ay dapat na kakayahang umangkop upang pahintulutan ang anumang bilang ng mga SOP at anumang bilang ng mga pagbabago para sa mga indibidwal na SOP. Magkaroon ng iyong sarili o isang nakatalagang dokumento na kontrolin ang tao na mapanatili ang master list upang walang mga dobleng numero ang gagamitin.
Paunlarin ang isang template ng SOP na susundin ng lahat ng mga SOP ng organisasyon gamit ang word processing software. Para sa mga pamamaraan ng administratibo o programmatic, ang template ay dapat maglaman, sa pinakamaliit, isang pahina ng pamagat, mga pamamaraan (kasama ang layunin, saklaw, buod, mga kahulugan, kwalipikasyon ng mga tauhan, ang pamamaraan mismo, checklists at pamamahala ng mga talaan), kontrol sa kalidad at mga sanggunian. Para sa mga pamamaraan ng teknikal o laboratoryo, ang template ay dapat maglaman, sa pinakamaliit, lahat ng mga seksyon para sa mga administratibong SOP na nakalista sa itaas bilang karagdagan sa impormasyon sa kaligtasan, caution, interferences, kagamitan at supplies sa seksyon ng mga pamamaraan.
Sumulat ng isang Standard Operating Procedure kung paano sumulat ng Standard Operating Procedures para sa iyong organisasyon, na kilala bilang "SOP on SOPs". Gamitin ang binuo na template at isulat ang iyong mga inaasahan kung paano dapat ihanda ang lahat ng SOPs, halimbawa, na kinikilala ang pangangailangan, na nagtatalaga ng numero, kung anong format ang gagamitin at mga inaasahan para sa kung ano ang dapat isama sa bawat seksyon.
Ihanda ang natitirang bahagi ng iyong mga SOP batay sa pamamaraang itinakda sa SOP sa mga SOP, na gumagawa ng anumang mga menor de edad na mga pagbabago upang mapabuti ang proseso ng paghahanda sa mga tuntunin ng oras at kalidad ng mga nagresultang dokumento.
Mga Tip
-
Tingnan ang mas maraming mga halimbawa ng SOP hangga't maaari bago ang paghahanda sa iyo.
Babala
Siguraduhin na ang iyong SOP template ay pangwakas bago mag-isyu ito. Ang anumang mga pagbabago ay nangangahulugan na dapat mong baguhin ang bawat SOP na nakasulat gamit ang template na iyon.
