Ang pakikipag-usap sa opisina ay maaaring una sa pamamagitan ng elektronikong koreo at instant messaging, ngunit halos bawat opisina ay tumatanggap pa rin at nagpapatakbo ng isang napakalaking halaga ng mga papeles. Sa katunayan, ayon sa A.S. Environmental Protection Agency, ang average na manggagawa sa opisina ay humawak ng humigit-kumulang na 10,000 na piraso ng papel bawat taon, o isang average ng halos dalawang libra ng mga papel at paperboard na mga produkto sa bawat araw. Ang mas mahusay na mga pamamaraan ng pamamahala ng mail sa opisina ay maaaring maging isang mahabang paraan patungo sa pagtiyak ng isang mahusay na daloy ng panloob at panlabas na komunikasyon.
Italaga ang Mga Katangian na Nararapat
Kahit na ang mga maliliit na negosyo ay maaaring makinabang mula sa pagtatalaga ng isang tao upang mahawakan ang lahat ng mga papasok at papalabas na koreo upang matiyak na wala nang nawala o maling itinuro sa landas nito sa patutunguhan. Kung mas malaki ang samahan, mas maraming mga miyembro ng kawani ang dapat italaga upang makatanggap, mag-collate, mamahagi, at mangolekta ng lahat ng mail at pakete ng kumpanya. Sa pamamagitan ng email na nagiging isang mas popular na pagpipilian para sa komunikasyon at pamamahagi ng mga opisyal na dokumento, ang paghawak ng papel na mail ay maaaring bahagi lamang ng paglalarawan ng trabaho ng empleyado, depende sa dami ng mail na napupunta sa pamamagitan ng karaniwang mga komunikasyon sa komunikasyon. Para sa mga komersyal na paghahatid (hal., UPS, FedEx, DHL), ang receptionist ay karaniwang ang pinakamahusay na tao upang makatanggap at mag-sign para sa mga papasok na pakete dahil sa kanyang kalakasan na lokasyon. Karaniwang hindi magandang ideya na ipasa ang lahat ng iba pang mga tungkulin sa pamamahala ng mail sa receptionist, gayunpaman, dahil ang responsibilidad na iyon ay kadalasang nangangailangan na iiwanan niya ang kanyang mesa nang hindi nagagalaw sa mahabang panahon.
Lumikha ng Mail-Distribution Flow Charts
Ang mga tagapamahala at empleyado na responsable para sa pamamahagi ng mail ay dapat makipagtulungan sa pagbubuo ng mga alituntunin-gamit ang mga flow chart, checklists o anumang format na ang iyong kumpanya ay pinaka komportable sa-na ang lahat ng empleyado, lalo na ang mga kawani na mangasiwa sa pamamahagi ng mail at pagkolekta, ay susundan. Dapat isaalang-alang ang bawat hakbang ng pagkolekta ng koreo: tipunin ang koreo sa central collection center (isang box ng P.O., mail carrier, post office ng korporasyon, mga tauhan ng paghahatid ng package o maginoo mailbox); paghahambing sa isang partikular na lokasyon sa tanggapan na itinalaga lamang para sa pag-uuri ng mail; pamamahagi ng alinman sa mga kagawaran o indibidwal na mga mailbox o paghahatid ng kamay sa bawat tanggapan; pagkolekta ng mga papalabas na koreo at pagtiyak na ang lahat ng papalabas na mail ay angkop na tinutugunan at tinatatakan; at pinapanatili ang mail collection / pag-uuri lugar malinis at ganap na stocked.
Magbigay ng Mga Kinakailangang Kagamitan
Siguraduhin na ang istasyon ng pagkolekta ng koreo / pamamahagi ay ang lahat ng mga supply na kailangan ng staffer upang gawin ang kanyang trabaho. Kung ang iyong kumpanya ay sapat na malaki upang ang mail pamamahagi ay mas mahusay na tapos na gamit ang isang sentral na lokasyon, magtayo ng isang matatag na mail / panitikan ng panitikan o mail sorter na may maraming cubbyholes para sa bawat kagawaran o kawani miyembro at malinaw na label ang bawat isa. Ang mga kagawaran ay mangangailangan ng mas malaking cubbyholes kaysa sa mga indibidwal, kaya bigyan sila ng maraming espasyo.Panatilihin ang isang mahusay na stocked cabinet o desk na may tape roll at tape dispenser; pagpapakete materyal; mga sobre; ibalik ang mga label sa iba't ibang mga sukat na na-preprint sa address ng iyong kumpanya; Mga label ng pagpapadala sa iba't ibang laki na preprinted sa ilan sa mga pinaka-karaniwang destinasyon ng mail ng iyong kumpanya; mga oras at petsa ng mga selyo; isang sukat ng pakete; pens; marker; mga imbakan ng mga bin; at isang maliit na hand-truck o dolly. Huwag kalimutang isama ang isang pang-industriya na laki ng shredder at recycling bin. Kung ang iyong kumpanya ay napupunta sa pamamagitan ng higit na koreo kaysa sa isang tao ay maaaring gupitin o recycle, isaalang-alang ang pagkontrata sa isang labas na pamamahala ng kumpanya / recycling kumpanya upang mahawakan ang trabaho para sa iyo.
Subaybayan ang Lahat ng Papasok at Papalabas na Mail
Gumawa ng elektronikong sistema ng pamamahala ng mail upang subaybayan ang lahat ng papasok at papalabas na mail. Kung ang iyong negosyo ay ikaw lamang at isang katulong, maaari mong laktawan ang hakbang na ito, ngunit kung ikaw ay namamahala sa isang malaking departamento o kumpanya na may dose-dosenang mga empleyado, lumikha ng isang sistema na susubaybayan ang mga petsa na ang mail ay dumating at, kung kinakailangan, para sa kanino. Napakahalaga na lumikha ng mga sistemang ito kung natatanggap ng iyong kumpanya ang maraming sensitibong mga legal na dokumento at mga pakete. Ang mga bagay ay nawala sa kahit na maliit na tanggapan ng mas madalas kaysa sa iyong iniisip; pinakamahusay na maiwasan ang mga nakakabigo na sitwasyon sa pamamagitan ng paglikha ng pangunahing spreadsheet ng Excel, halimbawa, na nagpapakita kung kailan dumating ang isang package at kapag inaangkin ito ng tumatanggap o kinatawan nito.
