Ang payroll ay isang pangunahing aspeto ng anumang negosyo sa mga empleyado. Upang ang mga empleyado at mga buwis sa payroll ay mabayaran sa oras at tumpak, dapat na nakaayos ang departamento ng payroll. Upang makamit ang kahusayan sa loob ng departamento, dapat itala ng tagapag-empleyo ang mga pamamaraan sa payroll. Hindi alintana kung ang payroll ay malaki o maliit, ang mga nakasulat na pamamaraan sa payroll ay mahalaga sa isang matagumpay na payroll.
Lumikha ng mga paraan ng pamamaraan ng payroll. Karaniwang gumagana ang departamento ng payroll sa departamento ng human resources upang matiyak ang wastong paycheck at pagproseso ng benepisyo ng empleyado. Ang isang bilang ng mga form ay ginagamit sa prosesong ito: mga sheet ng oras / oras, Form W-2, mga iskedyul ng payroll at / o mga kalendaryo, mga form ng kahilingan sa bakasyon, mga form ng awtorisasyon ng direktang deposito at mga sheet ng pagmamanman ng sakit. Maaari mong bilhin ang mga form na ito sa isang tindahan ng stationery o may naka-customize na kumpanya sa pagpi-print sa kanila.
I-dokumento ang mga pamamaraan ng timekeeping. Binabanggit ng Kagawaran ng Paggawa ng U.S. na maaari mong gamitin ang anumang sistema ng timekeeping na nais mong ibinigay na ito ay tama at kumpleto. Dapat isama ang mga pamamaraan sa oras ng pagsasaayos ng deadline ng pagsumite ng time sheet at ang pamamaraan na ginagamit upang makalkula ang oras ng mga empleyado.
Halimbawa, isulat ang mga pamamaraan para sa manu-manong pag-compute ng mga card ng oras ng empleyado, tulad ng pag-ikot hanggang sa pinakamalapit na quarter na oras. Kung mayroon kang isang sistemang timekeeping na awtomatikong nagdadala ng mga punching / swipes ng empleyado sa software ng payroll, idokumento ang iyong mga pamamaraan para sa paggawa ng mga pag-edit. Maaaring kabilang dito ang pagkakaroon ng mga supervisor na mag-email sa iyo ng mga pagbabago bago ang deadline.
Isulat ang mga pamamaraan sa pagproseso ng payroll. Ihambing ang iyong mga pamamaraan sa pagpoproseso ng payroll upang tumugma sa iyong payroll system. Ang sistema ng payroll ay maaaring manu-manong, makina sa computer o panlabas (outsourced). Sabihin ang buong proseso sa pagpoproseso ng payroll para sa iyong partikular na sistema.
Halimbawa, sabihin mong mayroon kang isang computer na nakakompyuter na sistema, kung saan ginagamit ang mga kawani sa payroll at payroll software na nasa-site upang maproseso ang payroll. Dokumento kung paano gamitin ang software. Paano ipasok ang sahod ng mga empleyado at kung paano i-proseso ang mga pagsasaayos sa pagbabayad, direktang mga deposito, mga buwis sa payroll, mga araw ng benepisyo, mga garantiya, mga benepisyo sa seguro at pay overtime. Isama ang mga hakbang para i-double-check ang payroll bago mag-print ng mga paycheck at bago isara ang payroll.
Kung mayroon kang maraming mga frequency ng pagbabayad (tulad ng lingguhan at dalawang beses), idokumento kung paano i-proseso ang bawat isa. Ang mga pamamaraan sa pagproseso ng payroll ay dapat isama ang lahat ng mga hakbang sa pagproseso, mula sa simula ng bawat payroll hanggang sa wakas nito.
Isama ang mga pamamaraan pagkatapos ng pagproseso. Halimbawa, sabihin na mayroon kang isang departamento ng accounting o isang panlabas na kompanya ng buwis na humahawak sa mga gawain sa pagbayad sa buwis ng kumpanya. Sabihin ang mga kinakailangang mga file at mga ulat na dapat maipasa at kung aling indibidwal. Estado kung sino ang dapat tumanggap ng mga paychecks / magbayad ng stubs para sa pamamahagi at isama ang iba pang mga kumpanya / indibidwal na dapat kang makipag-ugnayan. Halimbawa, kung ang payroll department ay nagpauna sa mga pondo sa pagreretiro sa pagreretiro kaagad sa tagabigay ng plano ng pensiyon pagkatapos ng bawat pagpoproseso ng payroll, isama ang mga kinakailangang hakbang.
Mga pamamaraan sa pag-record ng record ng dokumento. Ang employer ay dapat magtabi ng mga talaan ng payroll para sa isang minimum na tatlong taon, ayon sa Kagawaran ng Paggawa. Mga pamamaraan sa pag-iimbak at pag-file ng estado para sa mga nagrerehistro ng payroll, W-2, mga ulat sa buwis sa payroll, mga time card at iba pang mga talaan ng payroll.
Mga Tip
-
I-update ang iyong mga pamamaraan sa payroll tuwing may pagbabago sa pamamaraan ay nangyayari.
