Ayon sa Purdue University Online Writing Lab (OWL), ang mga memo ay isinulat upang i-highlight o malutas ang mga problema. Ipinahayag ng School of Business ng Northern Kentucky University na ang mga memo ay dapat makipag-usap ng maraming impormasyon sa limitadong espasyo. Kung paano ang isang memo ay naka-format ay depende sa kumpanya, ang layunin ng memo at ang mga tatanggap ng memo. Ang mga panloob na staff memo ay maaaring magbigay ng impormasyon, pag-aaral at mga konklusyon, impormasyon tungkol sa mga oras ng negosyo o mga tagubilin para sa wastong paggamit ng mga kagamitan.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Papel
-
Panulat at mga lapis
Alamin ang pangunahing layunin at format ng isang memo. Ang mga Memo ay karaniwang mga panloob na mga dokumento na ginagamit upang makipag-usap sa mga kawani. Maaaring kasama ng mga layunin ang mga paalala sa patakaran, mga kahilingan sa pagkilos, pag-uulat ng pagbabago o pagbibigay ng opisyal na abiso. Kasama sa format ng memo ang isang heading, pagpapakilala, katawan, buod at pagsasara. Ang mga attachment ay nakalagay sa ilalim ng dokumento.
Tukuyin ang layunin ng iyong memo at kung saan, kung mayroon man, ang mga attachment ay isasama. Tukuyin ang mga tatanggap ng memo. Kadalasan, ang mga superbisor at tagapamahala ay tumatanggap ng mga kopya ng mga memo at maaaring may kinakailangan na isama ang isang kopya sa isang file. Tukuyin kung ano ang sasabihin ng memo at bumuo ng isang magaspang na draft. Tingnan ang patakaran ng kumpanya para sa paggamit ng letterhead na naaprubahan para sa mga memo.
Kumpletuhin ang heading, simula sa "Petsa." Isama ang mga pangalan at pamagat ng mga pangunahing tatanggap sa seksyong "Upang". Ito ay maaaring isa o higit pang mga tao, o maaari itong tukuyin ang isang pangkat ng mga tao, tulad ng lahat ng mga tagapamahala ng account. Isama sa seksyong "cc" ang mga pangalan at pamagat ng mga taong tatanggap ng mga kopya ng memo. Isama sa seksyong "Mula" ang pangalan at pamagat ng taong nagpapadala ng memo. Isama sa seksyong "Paksa" ang maikling pamagat na naglalarawan sa layunin ng memo.
Isama ang isang pambungad na talata na nagpapaliwanag ng layunin ng memo, nagbibigay ng background para sa layunin at nagbibigay ng isang pangkalahatang-ideya ng kung ano ang susunod sa mga kasunod na talata. Isama ang isang alerto para sa mga mambabasa kung ang memo ay naglalaman ng patakaran o iba pang mga kritikal na impormasyon.
Isama ang impormasyon sa katawan, o pangunahing teksto, ng memo na lumalawak sa pagpapakilala at pangkalahatang-ideya. Halimbawa, magbigay ng background na humahantong sa isang pagbabago sa patakaran. Paghiwalayin at i-order ang mga talata ayon sa nilalaman. Gumamit ng mga maikling talata sa buong memo. Ang seksyon na ito ay maaaring isa o dalawang talata o maraming pahina, depende sa layunin ng memo.
Ipasok ang buod at isinasara. Ang buod ay maaaring hindi kinakailangan para sa isang memo na isang pahina, ngunit maaaring makatulong ito sa matagal na mga dokumento na naglalaman ng kumplikadong impormasyon o mga tagubilin. Isara sa pamamagitan ng pagpapasalamat sa mambabasa at pagbibigay ng iyong tulong sa pagsagot sa mga tanong o pagpapaliwanag ng nilalaman ng memo. Sa kawalan ng isang buod, isama ang isang maikling buod sa panapos na talata. Ipaalam sa mga mambabasa kung ang mga nilalaman ng memo ay kumpidensyal.
Tandaan sa dulo ng memo ang isang listahan ng mga attachment na nabanggit sa memo. Gamitin ang mga salitang "Naka-attach" o "Naka-attach" upang tukuyin ang listahan ng mga attachment. Huwag isama ang mga attachment na hindi isinangguni sa memo.
Mag-sign ang memo. Ang mga manunulat ng memo ay kadalasang inisyal o mag-sign ng mga memo sa seksyon ng heading, sa tabi ng entry na "Mula". Ang isang pormal na memo ay maaaring mangailangan ng isang buong lagda at petsa ng linya sa dulo ng dokumento.
Mga Tip
-
Repasuhin ang mga kopya ng mga memo ng kumpanya upang malaman ang estilo at pag-format. Tanungin kung kinakailangan ang pag-apruba upang magpadala ng memo.I-verify ang lahat ng impormasyon sa totoo bago isama ito sa memo. Magtanong ng isang tao upang i-proofread ang iyong memo.
