Bilang isang employer o manager maaari kang makatanggap ng mga reklamo mula sa mga empleyado tungkol sa sekswal na panliligalig, mga isyu sa lugar ng trabaho o iba pang mga problema. Ang mga may-ari ng negosyo ay tumutugon rin sa mga reklamo mula sa mga customer tungkol sa mga serbisyo, produkto at iba pang mga problema tungkol sa kumpanya. Upang mapanatili ang integridad ng kumpanya, makikita ng employer o manager na kinakailangan upang matugunan ang mga reklamo upang mapabuti ang lugar ng trabaho at serbisyo sa customer.
Mga Reklamo sa Lugar ng Trabaho
Talakayin ang reklamo sa empleyado nang walang paghatol. Kung ito ay nagsasangkot sa ibang tao, tulad ng mapang-abusong asal o sekswal na panliligalig, itanong kung ano ang nangyari at nangyari ito.
Tiyakin na naka-post ka ng isang patakaran ng kumpanya tungkol sa sekswal na panliligalig; ang patakaran ay dapat magsama ng isang pahayag na nagpapayo sa mga manggagawa na ang anumang mga reklamo ay hindi pinahihintulutan at susuriin.
Kausapin ang empleyado na nagrereklamo at ipaliwanag na ang empleyado ay libre sa paghihiganti at mag-imbestiga ka sa sinasabing sitwasyon - kung ito ay isang kawalan ng tungkulin, panliligalig o problema sa mga katrabaho.
Gumawa ng mga tala habang nakikipag-usap ka sa empleyado; isulat ang anumang kaugnay na mga katotohanan tungkol sa kanyang reklamo. Depende sa patakaran ng iyong kumpanya at kalubhaan ng sitwasyon, maaari mong hilingin na magsulat siya nang pormal na reklamo.
Sabihin ang sinumang kasangkot sa reklamo na ang isang reklamo ay nai-file at hindi naaangkop na pag-uugali ay hindi pinahihintulutan. Hilingin na ang bawat partido ay maging mapagpasensya habang nagsisiyasat ang pagsisiyasat.
Siyasatin ang reklamo. Halimbawa, kung ang empleyado ay nababahala na wala siyang sapat na oras upang matugunan ang kinakailangang workload, hilingin na makumpleto niya ang isang ulat upang magbalangkas kung paano niya ginagastos ang kanyang oras. Kung ang reklamo ay tungkol sa sekswal na panliligalig, pakikipanayam ang iba na maaaring sumaksi sa pinaghihinalaang pang-aabuso at pakinggan ang bawat taong nasasangkot.
Kumuha ng impormasyon na iyong natanggap mula sa iyong pagsisiyasat sa reklamo at maabot ang isang desisyon. Ang pagkonsulta sa mga human resources, ang abogado ng iyong kumpanya o iba pa ay maaaring kinakailangan, depende sa reklamo.
Gumawa ng angkop na pagkilos at gumawa ng mga desisyon tungkol sa reklamo, tulad ng pagbibigay sa tao ng mas maraming oras, pakikipag-ayos ng kontrahan sa lugar ng trabaho, o pagpapaputok ng isang empleyado kung kinakailangan. Panatilihin ang dokumentasyon tungkol sa reklamo sa file ng tauhan ng empleyado.
Mga Katangian ng Customer Service
Kunin ang reklamo mula sa kostumer at basahin o pakinggan ang kostumer nang walang paghatol.
Tukuyin kung ang isang partikular na empleyado ay responsable para sa reklamo. Halimbawa, kung tinawag ng kostumer ang kumpanya upang magtanong tungkol sa isang produkto at ang empleyado ay di-umano'y bigla o bastos, tanungin kung kinuha niya ang pangalan ng empleyado.
Tiyakin na magkakaroon ka ng tamang mga hakbang sa empleyado upang mabawasan ang posibilidad ng ganitong sitwasyon na mangyayari muli at humingi ng paumanhin para sa natanggap na paggamot.
Itanong kung ano ang mali sa produkto o serbisyo na natanggap ng customer.
Humingi ng paumanhin sa kostumer; ipaalam sa kanya na ikinalulungkot mo na hindi siya nakatanggap ng isang gumaganang produkto o isang produkto tulad ng inilarawan.
Mag-alok ng customer ng refund, palitan, pag-aayos o ibang opsyon batay sa mga patakaran ng iyong kumpanya.
Sumusunod sa customer kung humiling siya ng isang palitan o pagkukumpuni upang matiyak na ang lahat ay nasa order. Salamat sa kanyang order at anyayahan siya pabalik sa iyong negosyo.
Babala
Iwasan ang mga empleyado at mga mamimili na nag-uusap kapag nakikinig sa kanilang mga reklamo.
