Ang personal na impormasyon na nakatala sa isang nakumpletong form na W-9 ay kinakailangan para sa pagpoproseso ng payroll at pag-uulat ng pagbabayad sa Internal Revenue Service. Bilang pinakamahusay na kasanayan, humiling ng isang nakumpletong W-9 sa unang araw ng trabaho ng iyong empleyado at magpadala ng isang kahilingan sa W-9 sa anumang mga bagong kontratista. Kung ang isang kontratista ay hindi sumunod, magpadala ng isang pormal na sulat na may isang maayang ngunit matatag na kahilingan para sa isang nakumpletong form.
Form W-9 Basics
Ang isang Form W-9 ay isang dokumento ng IRS na nagtatala ng pangalan, address, pederal na pag-uuri ng buwis, at numero ng Social Security o numero ng pagkakakilanlan ng employer ng mga nagbabayad ng buwis. Ang IRS ay hindi nag-utos na ang mga negosyo ay panatilihin ang W-9 sa file. Gayunpaman, ang mga negosyo ay kinakailangan upang mangolekta at iulat ang personal na impormasyon na nakalista sa porma para sa lahat ng empleyado at para sa mga kontratista na binabayaran nila nang higit sa $ 600 taun-taon. Ang pagkolekta ng isang W-9 ay isang madaling paraan upang gawin iyon. Dahil dito, ang isang kumpanya ay dapat magkaroon ng W-9 sa file para sa bawat empleyado at kontratista.
Humihiling ng isang W-9
Upang matiyak na kinokolekta mo ang isang W-9 mula sa lahat ng mga empleyado, isama ang isang form na W-9 sa sapilitang unang araw na papeles para sa mga bagong hires. Mangailangan ng mga bagong empleyado upang makumpleto ang lahat ng mga papeles sa site at ibalik ito sa isang human resource representative sa pagtatapos ng unang araw.
Kapag kumuha ka ng isang bagong kontratista o vendor, isama ang isang Form W-9 na may paunang kontrata. Sa isang sulat na kahilingan ng W-9, hilingin sa iyong vendor na kumpletuhin at ibalik ang form sa lalong madaling panahon. Isaalang-alang ang pagpapatupad ng isang patakaran upang magbayad lamang ng mga vendor na may wastong W-9 sa file, at tandaan ang patakarang ito sa sulat ng kahilingan.
Sumusunod Up
Kung nagkakaproblema ka sa pagkuha ng isang nakumpletong W-9 mula sa anumang mga empleyado o kontratista, mataktika ngunit matatag na nakikipag-usap na ang W-9 ay kinakailangan bago ang pagbabayad ay maaaring gawin. Ipaliwanag sa mga empleyado na kinakailangan ang impormasyong nasa anyo upang iproseso ang payroll at i-isyu ang mga ito ng mga paycheck. Kung ang isang vendor ay hindi babalik ang W-9 sa loob ng isang linggo o dalawa, magpadala ng pangalawang sulat na kahilingan upang mag-follow up. Kung mayroon kang dokumentadong dokumentado sa lugar, paalalahanan ang vendor na hindi mo mababayaran ang mga ito nang wala ang form sa file. Ang IRS ay nangangailangan ng isang pormal na kahilingan para sa isang W-9, kaya panatilihin ang isang kopya ng sulat na ito sa file.
Walang W-9
Kung wala kang W-9 para sa isang vendor sa katapusan ng taon, kailangan mo pa ring iulat ang mga pagbabayad sa IRS. Kumpletuhin at magpadala ng isang Form 1099-MISC para sa kontratista at iwanang blangko ang numero ng social security. Ang IRS ay tutugon sa isang paunawa na ang numero ay nawawala, na dapat mong ipasa sa kontratista kasama ang isang abiso ng backup na pagbawas at isa pang kopya ng isang W-9. Obligado kang magbawas ng mga buwis mula sa mga pagbabayad sa hinaharap sa kontratista na ito - sa kasalukuyan, ang rate ng withholding ay 28 porsiyento - at ang kontratista ay magkakaroon ng $ 50 na bayad mula sa IRS.
