Kapag nabigo kang makatanggap ng isang produkto o serbisyo tulad ng ipinangako, mahalaga na gawin mo ang iyong kawalang-kasiyahan na kilala. Ang ilang mga kumpanya ay may isang itinatag na pamamaraan sa reklamo para sa mga customer na ituloy. Ang iba ay nag-publish lamang ng isang address o walang bayad na numero, na nagsasabi na ang kasiyahan ay ginagarantiyahan. Kaya, nasa iyo na makipag-ugnayan, ipaliwanag ang iyong kawalang kasiyahan at ang resolusyon na iyong hinahanap. Ang pagsunod sa ilang mga simpleng estratehiya ay magpapabuti sa iyong mga posibilidad na matamo ang isang kanais-nais na resulta.
Gumawa ng isang listahan ng iyong mga reklamo. Tukuyin kung ano mismo ang mali sa produkto o serbisyo na iyong natanggap.
Ipahayag ang resolusyon na gusto mo, kung isang palitan, pera likod o isang libreng pagsubok. Maging makatuwiran. Halimbawa, kung ang iyong pagkain ay hindi kasama ang French fries na iyong iniutos, humihiling ng libreng pagkain ay hindi nararapat. Ang isang mas makatwirang kahilingan ay upang makatanggap ng dalawang libreng Pranses fries alinman sa ngayon o sa iyong susunod na order.
Alamin kung sino ang makikipag-ugnayan upang mag-lodge ng reklamo. Karaniwan maaari kang tumawag sa serbisyo sa customer at magsimula doon.
Sumulat ng sulat ng reklamo, kung mas gugustuhin mong gawin ito sa pamamagitan ng sulat. Isama ang iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay upang madaling matugon ng kumpanya ang isang sagot o isang kahilingan para sa higit pang impormasyon. Isama ang dahilan para sa iyong kawalang kasiyahan at ang iyong ninanais na tugon. Laging maging magalang at propesyonal. Sundin up sa isang tawag sa telepono kung nakatanggap ka ng walang tugon.
Tumawag sa customer service, ipaliwanag ang isyu at resolution ng kahilingan. Maging magalang. Ang pag-iyak at kalapastanganan ay maaaring gumawa ng ilang pakiramdam na mas mahusay sa sandaling ito ngunit humahantong wala kahit saan. Kung ang customer service representative ay kaunting tulong, humiling ng superbisor. Kung kinakailangan, ipagpatuloy ang paghiling ng mga superbisor hanggang sa makamit mo ang resolusyon. Gayunpaman, gayunpaman, kung itinatag mo ang kaugnayan sa kinatawan ng serbisyo sa customer at mabait, magalang at makatuwiran, na humihiling ng tulong sa paglutas ng isyu para sa iyong kapwa benepisyo, malamang na makuha mo ang resolusyon na gusto mo. Pumatay ng kabaitan, ngunit banggitin na dadalhin mo ang iyong negosyo sa ibang lugar, kung kinakailangan. Gayunpaman, sabihin lamang ito kung ang tao ay nagpapakita ng kakulangan ng kakayahang tumugon.
