Ang may-akda at kolumnista na si Harvey MacKay ay isang beses nagsabi, "Kung hindi mo magplano, plano mong mabigo." Wala pang totoo ito kaysa sa pamamahala ng proyekto. Ang isang matagumpay na lider ng proyekto ay dapat na mag-juggle ng maraming mga bola habang pakikitungo sa isang magkakaibang pangkat ng mga tao, at strategic pagpaplano, pagtatasa at pagsukat ay nasa gitna ng lahat ng ito. Kung magkasama ka ng masusing plano, makipag-usap nang malinaw sa iyong koponan at sukatin ang progreso sa kahabaan ng daan, ang landas sa isang matagumpay na proyekto ay halos tiyak.
Tukuyin ang iyong mga layunin. Bago ka magsimula na humantong sa anumang proyekto, dapat kang gumana nang malapit sa iyong customer upang matiyak na ikaw ay nasa parehong pahina kapag ito ay dumating sa kung ano ang inaasahan sa huling paghahatid, at ang mga inaasahan ng customer ay makatwiran. Gumawa ng isang dokumentong kahulugan ng proyekto na nagbibigay ng pangkalahatang ideya ng topline, nagsasaad ng mga napagkasunduang layunin at kasama ang saklaw ng proyekto, anumang mga pagpapalagay at mga panganib, kung paano mo pinaplano na lapitan ang proyekto, kung anong mga bahagi ng iyong samahan ay gagana sa proyekto at tinatayang gastos at mga pagtatantya ng tagal. Huwag magsimula ng isang proyekto nang walang dokumentong ito na pinirmahan ng mga sponsor o mga customer at anumang mga key stakeholder.
Planuhin, planuhin at planuhin ang iba pa. Ang Jack Gido at James Clements, mga may-akda ng "Matagumpay na Pamamahala ng Proyekto," ay nagsasabi na, "Ang pagkuha ng oras upang bumuo ng isang mahusay na naisip na plano bago ang simula ng proyekto ay kritikal sa matagumpay na pagtupad ng anumang proyekto." Simulan ang iyong pagpaplano sa pamamagitan ng paglabag sa proyekto pababa sa isang serye ng mga mas maliit na timba, pagkilala ng mga gawain sa loob ng bawat isa. Isama ang mga mahahalagang paksa sa pagpaplano, na tutulong sa iyo na masuri kung ikaw ay nasa track o hindi habang lumalaki ang proyekto. Isama ang mga gastos na makukuha mo sa bawat hakbang, at tinatayang oras ng tao para sa bawat gawain.
Magtipun-tipon ng isang koponan upang magtrabaho sa proyektong batay sa mga oras ng tao at mga kakayahang kailangan na nakilala mo sa panahon ng proseso ng pagpaplano. Malinaw na ipahayag ang pangkalahatang mga layunin, layunin, saklaw at badyet, pati na rin ang kanilang mga indibidwal na tungkulin sa proyekto. Tiyakin na ang bawat miyembro ng koponan ay may badyet at mapagkukunan upang makuha ang trabaho. Gamitin ang mga chart ng RACI kung kinakailangan upang malinaw na responsable o nananagot sa bawat milyahe, pati na rin ang mga tagapag-ambag at sino ang kailangang ipaalam sa pag-unlad.
Gumawa ng isang iskedyul para sa regular na komunikasyon sa koponan. Para sa mga pangmatagalang proyekto, ang isang pormal na pagpupulong ng koponan kada buwan ay maaaring sapat, na lumipat sa isang beses bawat linggo habang ang proyekto ay umuunlad. Sa mga huling linggo ng isang proyekto, maaari mong makita na ang mga pang-araw-araw na pagpupulong ay kinakailangan. Maging naa-access sa lahat ng oras para sa bawat miyembro ng koponan upang sagutin ang mga tanong.
Sukatin ang progreso ng proyekto ng madalas. Ang iyong trabaho ay upang makumpleto ang proyekto sa oras, sa loob ng badyet at sa mga inaasahan ng mga stakeholder. Maraming mga proyekto, gayunpaman, ang magdusa mula sa badyet na mamaga at saklaw kilabutan. Ang Jason Westland, may-akda at CEO ng proyektong pamamahala ng proyekto na Method123, ay nagsabi na ang badyet ng proyekto ay dapat na isang buhay na bahagi ng proyektong sinusuri mo sa isang patuloy na batayan sa koponan at mga pangunahing stakeholder sa buong buhay ng proyekto. Kung regular mong tinatasa ang progreso at makipag-ugnayan nang epektibo sa iyong koponan, dapat mong makilala ang mga problema sa badyet at saklaw nang maaga at gawin ang mga kinakailangang pagwawasto.
