Ang mga ulat ng serbisyo ay mga dokumento na isinulat ng mga kinatawan ng customer service upang subaybayan ang kalidad ng isang produkto o serbisyo. Ginagamit ng pamamahala ang mga ulat na ito upang magbalangkas ng mga plano kung paano baguhin ang produkto o baguhin ang mga protocol ng serbisyo para sa isang mas mahusay na karanasan sa customer. Mahalaga ito sapagkat ang naturang mga pagbagay ay maaaring magresulta sa mas mahusay na pagpapanatili ng customer at mga referral, na maaaring i-translate sa mas malaking kita para sa negosyo. Kapag sumulat ka ng isang ulat sa serbisyo, mahalagang mahalaga na ipakita mo ang impormasyon na malinaw at mahalaga sa pag-unlad ng negosyo.
Isulat ang pangalan ng customer at impormasyon ng contact, kasama ang kanyang email address kung naaangkop.
Ipahiwatig ang gumawa, numero ng modelo, numero ng serial, petsa ng pagbili at oras ng tawag sa customer o pagbisita para sa mga ulat ng serbisyo na nakatuon sa produkto. Magbigay ng pamagat ng serbisyo at paglalarawan ng serbisyo sa halip na gumawa, modelo at serial na impormasyon kung ang serbisyo ng ulat ay nakikitungo sa serbisyo lamang.
Balangkasin ang problema, sa pagpuna sa anumang partikular na komento ng customer tungkol sa produkto o serbisyo. Tukuyin kung ang problema ay reoccurring.
Ilista ang mga partikular na serbisyo o produkto na nai-render o ibinigay upang malunasan ang reklamo ng customer. Halimbawa, kung ang deal ng iyong negosyo sa mga computer at software, maaari mong isulat ang "Ran disk checks upang mahanap ang mga bad drive sector" kung ang customer ay pinaghihinalaang ang kanyang hard drive ay nabigo.
Ilista ang sanhi ng problema, kabilang ang mga isyu sa mga tauhan. Ipahiwatig kung alin ang mga bahagi ay may depekto, kung naaangkop.
Sumulat ng isang talata kung saan isasama mo ang anumang mga pangungusap o mga tala na maaaring makatulong upang maiwasan o makitungo sa mga katulad na reklamo sa hinaharap. Halimbawa, maaari mong tandaan na ang reklamo ay ipinasa sa isang partikular na pangkat, kung ano ang tila nagpapahiwatig ng problema sa mas malaking sukat para sa kumpanya o na ang isang tiyak na tool ay kinakailangan upang ayusin ang isyu na pang-matagalang.
Magbigay ng isang pangunahing rating ng kasiyahan ng customer gamit ang mga alituntunin na itinakda ng iyong kumpanya (hal., 10 ay katumbas ng ganap na satisifed).
Mag-sign at lagyan ng petsa ang ulat.
Mga Tip
-
Maraming website ang nag-aalok ng mga template para sa mga ulat ng serbisyo na may mga seksyon para sa impormasyong ipinahiwatig dito. Ang paggamit ng gayong template, o paggawa ng isang template ng iyong sarili, ay magreresulta sa higit pang pare-pareho na koleksyon ng data mula sa maraming mga kinatawan ng serbisyo sa customer.
Panatilihin ang mga salita ng iyong ulat bilang maayos hangga't maaari. Iwasan ang paggamit ng wika ng "I" nang buo. Hindi kumpleto ang mga pangungusap kung saan ang paksa ay nauunawaan at kung saan nagsisimula sa mga pandiwa ay katanggap-tanggap (hal., "Ibinigay kapalit para sa bahagi", tulad ng mga bullet. Ang mga ulat ng kostumer ay dapat na mabilis na basahin at likhain, dahil ang isang kinatawan ay maaaring maghanda ng dose sa isang araw.
Siguraduhin na ipahiwatig ang pangalan ng kinatawan na namamahala sa tawag o pagbisita, kahit na kung ikaw ay.
