Ang mga payroll ng payroll ay nagbibigay ng impormasyon sa mga empleyado tungkol sa mga bagong pagbabago sa patakaran ng kumpanya at paalalahanan ang mga empleyado tungkol sa kasalukuyang patakaran. Halimbawa, kung ang mga empleyado ay palaging nakalimutan na mag-sign sa kanilang mga card ng oras, ang isang maikling memo ay maaaring ipaalala sa kanila ang kinakailangan. Kung, dahil sa isang holiday, ang mga tseke ay magagamit nang maaga sa isang araw, maaari mong gamitin ang isang memo upang abisuhan ang mga empleyado. Magpadala lamang ng mga memo sa mga kinakailangang tauhan. Dapat isama ng departamento ng payroll ang mga memo ng payroll na may paychecks ng empleyado o mga pahayag ng kita upang matiyak na makatanggap ang mga empleyado ng memo.
Isulat ang heading. Isama ang petsa, tatanggap, mula at paksa. Halimbawa: 12/01/2020 Sa: Lahat ng Mga Empleyado Mula sa: Paaralang Pambayad sa Payroll: Maagang Payday
Isulat ang katawan ng memo; ito ang dahilan mo sa pagsusulat ng memo. Halimbawa, "Dahil sa Christmas holiday, ang mga tseke sa payroll ay magagamit sa ika-23." Single-space ang iyong mga talata at, kung ang iyong memo ay may higit sa isang, double-space pagkatapos ng bawat talata.
Isulat ang iyong pagsasara. Habang hindi mo kailangang maging pormal na ikaw ay nasa isang liham ng negosyo, isama ang pagsasara ng pahayag at pangalan ng iyong departamento. Halimbawa, "Kung mayroon kang anumang mga katanungan, mangyaring makipag-ugnay sa departamento ng payroll. Salamat." Isama ang isang numero ng telepono kung ang iyong kagawaran ay may sariling extension.
Mga Tip
-
Isaalang-alang ang, kapag nagpapadala ka ng memo sa lahat ng empleyado na nagpapaalala sa kanila ng patakaran ng kumpanya, na ang ilang mga empleyado ay gumaganap ng tama ang pagkilos upang hindi mo nais na sabihan ang memo nang masakit. Halimbawa, "Lamang isang mabilis na paalala ng patakaran ng kumpanya na kailangang mag-sign ang mga empleyado ng kanilang mga card sa oras. Salamat!" Ang mga abiso ng mga pagbabago sa patakaran ay dapat na tapat at sa punto ngunit ibigay ang iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay para sa mga tanong. Halimbawa, "Simula 02/28/12, dapat na i-on ng mga empleyado ang kanilang mga reimbursement sa lingguhan. Kung mayroon kang anumang mga katanungan, mangyaring makipag-ugnay sa Susie sa extension 210. Salamat." Kung magpadala ka ng isang kopya ng memo sa ibang tao tulad ng may-ari ng kumpanya, isama ang isang linya ng CC sa ibaba ng paksa para sa pangalan ng tao. Inirerekomenda ng Texas A & M University ang paggamit ng subheadings para sa mga memo na mas mahaba kaysa sa tatlong talata. Gamitin ang letterhead ng kumpanya sa iyong mga memo upang matulungan ang mambabasa na malaman na ito ay isang opisyal na memo. Tumanggap ng pag-apruba mula sa iyong department manager o may-ari ng kumpanya bago magpadala ng mga memo.
Babala
Ang mga memo na nakasulat sa di-pangkaraniwang mga font ay maaaring mahirap basahin at hindi propesyonal na naghahanap. Gumamit ng isang standard na font at gawin ang teksto ng flush sa kaliwang margin para sa mas madaling mabasa.Kahit na ang memo ay isang reklamo, mag-ingat sa mga salitang pinili mo kapag nagsusulat. Panatilihin ang iyong propesyonalismo sa lahat ng oras.
