Ang mga matagumpay na receptionist ay magagawang maayos na pamahalaan ang maramihang mga gawain habang nagbibigay ng isang positibong unang impression ng kanilang mga kumpanya sa mga bisita, mga bisita at mga potensyal na empleyado. Kung nagtatrabaho ka sa isang maliit na propesyonal na kompanya ng serbisyo o isang malaking korporasyon na maraming nasyonalidad, ang tamang mga kasanayan sa organisasyon ay maaaring maging susi sa pagpapanatili ng isang epektibong desk sa pagtanggap. Ang pinakamainam na ideya ng mga ideya sa receptionist ay gawing simple ang mga gawain at gawing epektibo ang mabuting pakikitungo.
Quick Reference Guides
Lumikha ng mga mabilisang gabay sa sanggunian para sa karaniwang impormasyon tulad ng mga madalas na tinatawag na mga numero, mga numero ng opisina at mga listahan ng extension ng telepono. Mag-lamig ang mga gabay na ito upang gawing madali ang mga ito na mahawakan at magsangguni nang mabilis. Ilagay ang mga gabay na ito sa isang organisadong file kapag hindi aktibo sa paggamit. Isaalang-alang ang pagkakaroon ng dagdag na mga kopya ng mga gabay na ito upang magbigay sa kahilingan. Ang mga gabay na ito ay gagawing mas mahusay at makakatulong sa pagpapabilis ng mga karaniwang gawain tulad ng paglilipat ng mga tawag.
Key Appointments
Gumawa ng isang listahan ng mga inaasahang bisita para sa araw sa pamamagitan ng oras ng appointment. Ilagay ang pangalan ng tao at kung sino ang dapat mong ipaalam sa kanilang pagdating. Ang listahan na ito ay magbibigay-daan sa iyong i-customize ang iyong mga pahayag sa welcome sa mga bisita. Halimbawa, kapag dumating ang isang bisita maaari mong sabihin, "Maligayang pagdating, Mr. Smith. Nakaaantig si Ms. Epps tungkol sa iyong pagpupulong." Ang ganitong uri ng pagbati ay gumagawa ng isang panauhing mas maligayang pagdating at makakatulong na mapabuti ang mga resulta ng kanyang pulong. Ang custom na welcome na ito ay lalong nakakatulong para sa mga interbyu sa empleyado. Kung ang isang potensyal na empleyado nararamdaman tinatanggap, siya ay magiging mas madali para sa kanyang pakikipanayam at magkakaroon ng isang mas kanais-nais na view ng nagtatrabaho para sa kumpanya.
Break Iskedyul ng Pag-ikot
Tiyakin na mayroon kang tamang backup upang masakop ang iyong mga tungkulin kapag ikaw ay nasa break o may mga sakit na araw. Gumawa ng "cheat sheets" na nagbabalangkas ng mga pangunahing tungkulin at tungkulin na maaaring ibigay sa sinuman na nagpupuno para sa iyo. Isaalang-alang ang paglikha ng isang pormal na iskedyul na umiikot sa mga tungkulin ng coverage sa iba't ibang departamento sa iyong kumpanya. Ang sistema ng pag-ikot na ito ay magbibigay sa iyo ng mas maraming pakikipag-ugnayan sa maraming bahagi ng negosyo, na ginagawang mas madali para sa iyo na ituro ang mga tanong sa hinaharap.
Mga Scrapbook ng Kumpanya
Gumawa ng isang scrapbook ng kumpanya na nagha-highlight ng positibong mga kuwento ng balita at mga aktibidad ng kumpanya. Buhayin ang mga aklat na ito kapag mayroon kang downtime at ilagay ang mga ito sa iyong naghihintay na lugar para sa mga bisita upang suriin. Ang mga aklat na ito ay magbibigay ng isang nakagagaling na paraan para sa mga bisita na ipasa ang oras habang naghihintay sila para sa kanilang appointment at maaaring makatulong sa kanila na maging mas pamilyar sa iyong kumpanya sa parehong oras. Sa pamamagitan ng pag-iingat sa iyong mga bisita, mapapanatili mo ang iyong pansin sa ibang mga takdang-aralin at mga tawag sa telepono, na nagpapataas sa iyong kahusayan sa organisasyon.
Refreshments
Panatilihing madaling maabot ang mga refreshment sa iyong reception desk. Mag-install ng isang maliit na refrigerator upang mag-imbak ng malamig na inumin sa ilalim ng iyong desk o sa lugar ng paghihintay. Magkaroon ng one-cup coffee maker sa loob ng maabot, kasama ang karaniwang mga produktong kape tulad ng asukal at cream. Maglagay ng tray ng mga inihurnong gamit sa iyong reception counter, o isang mangkok ng matapang na candies. Sa pamamagitan ng pagkakaroon ng mga kaginhawaan na ito malapit, maaari kang magbigay ng mainit-init na pagtanggap sa bisita ng iyong kumpanya nang walang pangangailangan na umalis sa reception area.
