Kung nagboluntaryo ka lamang upang subaybayan ang mga aktibidad sa mga lingguhang pagpupulong ng mga kawani o inihalal ka ng iyong mga kapareha sa opisina ng pagtatala ng sekretarya ng isang kawanggawa na pundasyon, mahalaga na gumawa ka ng malinaw at tiyak na mga rekord ng kung ano ang nangyayari sa panahon ng mga pulong ng iyong organisasyon. Ang mga minuto ng pagpupulong ay nagsisilbing isang opisyal na tala ng mga isyu na tinalakay o kumilos. Dahil dito, madalas silang itinuturing na mga dokumento sa kasaysayan. Dahil dito, ang kahalagahan ng pagkuha ng mahusay na mga minuto ng pagpupulong ay hindi maaaring maging sobra-sobra at ang mga dadalo ay pahalagahan ang iyong pansin sa detalye pati na rin ang iyong propesyonalismo.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Roberts Rules of Order Handbook
-
Roster ng pagiging miyembro
Pumili ng isang paraan para sa pagtatala ng mga minuto ng pagpupulong. Timbangin ang mga pakinabang at disadvantages ng tape recording, pag-type ng mga tala, at pagsusulat ng mga detalye sa pamamagitan ng kamay sa panahon ng pulong. Isaalang-alang ang isang hindi-ligtas na paraan, tulad ng isang kumbinasyon ng dalawa sa mga pamamaraan na ito. Halimbawa, maaari mong tape-record ang pulong at ring mag-type ng mga tala papunta sa iyong laptop o tablet.
Kumuha ng isang kopya ng "Mga Batas ng Order ni Robert" o i-access ang isang online na subscription ng aklat na ito sa parlyamentaryo na pamamaraan at mga pinakamahusay na kasanayan para sa pagsasagawa at pagtatala ng mga pagpupulong. Pag-aralan ang wastong format para sa pag-record ng mga talakayan sa pagpupulong, galaw, segundo sa mga galaw, talakayan at pagboto. Kung maaari, magkaroon ng isang kopya ng libro o website na naa-access sa iyo sa panahon ng pulong. Ito ay napakahalaga sa kaganapan na ang mga miyembro ay tumingin sa iyo para sa mga sagot sa tamang pamamahala, pag-uugali, opisyal na mga tala at mga minuto.
I-format ang isang pagpapakilala at istraktura para sa iyong mga minuto. Halimbawa, ilista ang petsa, oras, mga pangalan ng opisyal, lokasyon at layunin ng pulong sa iyong pagpapakilala. Ang mga minuto ng pagpupulong ay dapat magpakita ng oras na ang pulong ay tinawag upang mag-order, pati na rin ang oras na ito ay na-adjourned. Ang layunin ng pormal na pagpupulong ay maaaring maging isang buwanang pagpupulong ng pagiging miyembro; gayunpaman, kung ini-record mo ang mga minuto para sa isang espesyal na pagpupulong ng pagiging miyembro, tiyakin na ang iyong mga minuto ay tumpak na sumasalamin na ito ay isang pulong na ang organisasyon ay hindi karaniwang nagsasagawa sa kurso ng kanyang normal na negosyo. Maraming mga pampublikong sektor na organisasyon ay maaaring tumawag sa mga espesyal na pagpupulong upang talakayin ang mga lihim na usapin, tulad ng mga isyu ng mga tauhan, na walang labis sa mga probisyon ng Sunshine Law ng estado.
Tumayo kapag ipinakilala ka ng pangulo ng samahan o ng pinuno ng grupo. Kung hindi ka pormal na ipinakilala, ipakilala ang iyong sarili sa grupo at ipaliwanag ang iyong tungkulin bilang ang kalihim ng pag-record o ang tala mananakop. Sabihin sa grupo kung anong mga pamamaraan ang ginagamit mo upang makuha ang mga talakayan sa pagpupulong. Sa ganitong paraan, tinutukoy ka ng mga miyembro bilang taong responsable sa paglikha at pagpapanatili ng mga opisyal na dokumento ng organisasyon, na partikular na nakakatulong sa mga miyembro na hindi mo nakikilala o sa mga hindi pamilyar sa organisasyon at mga kasanayan nito. Bilang karagdagan, ang iyong pagpapakilala ay nagsisilbing isang mungkahi na ang mga dadalo ay dapat makipag-usap nang maririnig upang epektibong maisagawa ang iyong mga tungkulin sa pagkuha ng tala.
Hilingin sa mga dadalo na ipakilala ang kanilang sarili habang mabilis kang nakilala ang kanilang mga pangalan at kung saan sila nakaupo. Sa ganitong paraan, hindi mo kailangang patuloy na hilingin sa mga tao na ulitin ang kanilang mga pangalan kapag nagre-record ka ng mga galaw, mga punto ng segundo at talakayan. Halimbawa, dapat mong palaging itala ang pangalan ng tao na gumagawa ng paggalaw, ang tao na mga segundo nito, at ang taong tumatawag para sa boto sa isang galaw. Kapag ang isang tao ay nanawagan para sa boto, kadalasang sinasabi nila, "Tumawag sa tanong." Pagkatapos ay pinipilit ng lider ng grupo ang mga miyembro na bumoto. Kung may talakayan bago ang pagboto, itala ang mga kapansin-pansin na bahagi ng talakayan at tandaan ang anumang opisyal na pagtutol. Ang iyong mga tala tungkol sa mga galaw at pagboto ay dapat maglaman ng mga pangalan ng mga aye, nays at abstentions.
Iwasan ang pagsususpinde ng mga pahayag na pang-subjective sa iyong mga tala. Huwag ipaliwanag kung ano ang ibig sabihin ng isang tagapagsalita sa pamamagitan ng kanyang tono, pagbabago ng tono o mga hindi pangkaraniwang bagay. Ang mga minuto ng pagpupulong ay dapat na totoo at layunin - ang anumang baluktot sa mga pahayag ng dadalo ay maaaring mabura ang integridad ng iyong mga minuto at tumawag sa iyong tanong na kakayahang magrekord ng mga minuto nang maayos. Halimbawa, sumulat, "Ginawa ni John Doe ang sumusunod na mosyon: Isara ang mga paaralan sa mga araw kung saan hinuhulaan ng National Weather Service ang higit sa limang pulgada ng niyebe para sa mga county ng Jackson, Adams at Madison," hindi "sinabi ni John Doe na gusto niya ang grupo bumoto sa kung isasara ang mga paaralan sa mga araw kung ang mga rehiyonal na kondisyon ng panahon ay nagpapahiwatig ng masasamang panahon at hindi maipapataw na daan."
I-finalize ang iyong mga minuto sa lalong madaling panahon pagkatapos ng pagpupulong ng pagpupulong, habang ang mga aksyon ay sariwa pa rin sa iyong isipan. Repasuhin ang iyong mga tala, pakinggan ang rekord ng tape at maghanda upang i-draft ang iyong huling bersyon. Kung mayroon kang mga katanungan tungkol sa kung ano ang naganap sa panahon ng pulong, ipagkaloob sa isang opisyal o isang pinuno sa grupo. Sa ilang mga kaso, maaaring kailanganin mong kontakin ang tao para sa mga pahayag na kailangan mo ng paglilinaw.
Ibigay ang pinuno ng iyong grupo sa kung ano ang iyong imungkahi ang huling mga minuto; humingi ng feedback, mga katanungan o pagwawasto. Kapag nakakuha ka ng berdeng ilaw, ihanda ang iyong huling bersyon at ayusin ang mga minuto upang maipamahagi sa mga miyembro. Gamitin ang ginustong pamamaraan ng iyong organisasyon para sa pamamahagi ng mga kopya ng mga minuto, kung sa pamamagitan ng email, snail mail o personal na paghahatid kung nasa parehong setting ng opisina kasama ang mga dadalo.
Mga Tip
-
Kung ang iyong pagpupulong ay may kasamang isang unang roll na tawag, hindi mo kailangang hilingin na ipakilala ng mga miyembro ang kanilang mga sarili. Tanging makuha ang mga pangalan ng mga tao na naroroon at itala ang mga pangalan ng mga tao na wala. Ang mga tawag sa roll sa pangkalahatan ay isang karaniwang pamamaraan sa pormal na pagpupulong, tulad ng mga may mga board of directors. Gumawa ng isang hiwalay na nota kung saan nakaupo ang mga tao. Ito ay nagiging iyong "cheat sheet" upang madali kang mag-refer sa mga tao sa pamamagitan ng pangalan sa iyong mga minuto o tugunan ang mga ito kapag humingi ka ng isang tao upang linawin o ulitin kung ano ang kanyang sinabi.
Kahit na ang pagpupulong ay impormal, ang iyong papel bilang tagatala ay hindi. Kahit na para sa mga impormal na pagpupulong, sineseryoso ang tungkulin ng pagkuha ng tala at gumawa ng pormal na nakasulat na mga tala na tumpak at pormal na naglalarawan sa mga aktibidad sa pagpupulong. Pinapahahalagahan ng mga dumalo ang iyong pansin sa detalye.
Babala
Iwasan ang paggamit ng isang aparato tulad ng isang smartphone upang makuha ang mga tala sa pagpupulong - hindi ito nagpaplano ng isang positibong larawan at mga taong walang kamalayan sa mga kakayahan ng mga smartphone ay maaaring isipin na nagpe-play ka lamang sa iyong telepono sa halip na pakinggan ang mga miyembro ng organisasyon ay tinatalakay.
