Maaaring mas mababa ang katuparan ng pagkakasunud-sunod ng order sa kalidad ng serbisyo sa customer na maaaring ibigay ng iyong kumpanya. Ang mas mababang kalidad ng serbisyo sa customer ay makakaapekto sa katapusan ng linya ng pananalapi ng iyong negosyo. Ang pagkuha ng mga pag-apruba para sa mga order sa pagbili ay naproseso nang mabilis at mahusay hangga't maaari ay nangangahulugang ang iyong kumpanya ay magkakaroon ng mga supply na kailangan upang mapanatili ang mga bagay na dumadaloy sa isang napapanahong paraan. Ang paggamit ng email client ng Microsoft Outlook upang magpadala ng mga kahilingan sa pag-apruba ng order sa pagbili ay maaaring makatulong sa pag-streamline ng proseso ng pag-order ng mga supply o pakyawan na mga kalakal habang tinitiyak na sinusunod mo ang mga tamang pamamaraan sa pagbili.
Maghanda ng Order ng Pagbili
Pumunta sa pahina ng template ng "Pagbili at Pagbili ng Order ng Microsoft Office" at pumili ng isang template. Tiyaking maaari mong buksan, i-edit at i-save ang template sa isang programa sa iyong computer. Lumikha ng mga template gamit ang Microsoft Excel, Microsoft Word o iba pang naaangkop na programa.
Piliin ang "Buksan" kapag na-click mo ang pindutang "I-download" para sa iyong napiling template upang buksan ang template sa itinalagang programa. I-customize ang template upang matugunan ang iyong mga pangangailangan at i-save ito sa iyong computer.
Lumikha at i-save ang iyong sariling customized na template kung hindi mo nais ang alinman sa mga template na magagamit sa Microsoft. Kung kinakailangan, maaari mong gamitin ang mga template ng Microsoft bilang isang gabay.
Lumikha ng isang "Bagong Dokumento" batay sa iyong template gamit ang menu ng programa. Ang paggamit ng isang shortcut ay hindi magbibigay ng access sa mga template. Punan ang iyong dokumento at i-save ito sa iyong computer.
Gumamit ng isang pinansiyal na programa upang magpadala ng isang order sa pagbili kung iyon ay kung paano mo nilikha ang iyong mga order sa pagbili. Ang ilang mga programa sa pananalapi tulad ng QuickBooks ay may pagsasama ng Microsoft Outlook upang maaari kang magpadala ng isang order sa pagbili para sa pag-apruba nang direkta mula sa programa.
I-export ang mga order sa pagbili mula sa pinansiyal na software na walang pagsasama ng Microsoft Outlook gamit ang spreadsheet o word format kung maaari. Kung hindi ito posible, i-print ang nakumpletong order ng pagbili bilang isang PDF na dokumento at i-save iyon sa iyong computer.
Magpadala ng Order ng Pagbili
Buksan ang Microsoft Outlook at i-click ang pindutang "Bago" sa kaliwang sulok sa itaas upang magbukas ng bagong mensahe.
Pumunta sa "Ipasok" na tab. I-click ang "Attach File" at mag-navigate sa order ng pagbili upang piliin ito. I-click ang pindutang "Ipasok" upang ilakip ito sa email.
Itakda ang laki ng font sa 14 at ang kulay ng font ay itim. Uri ng "Sinuri ko at naaprubahan ang nakalakip na order ng pagbili:" Magsimula ng isang bagong linya.
Itakda ang laki ng font sa 11 at ang kulay ng font sa grey. I-type ang "Suriin ang naka-attach na order sa pagbili at tumugon sa email na ito. I-type sa ibaba ang "Y- Ang Iyong Pangalan" upang aprubahan ang order ng pagbili o "N- Ang Iyong Pangalan" upang tanggihan ang order sa pagbili. Tandaan: Dapat tumugon ang tugon mula sa email account kung saan ito ipinadala.
Laktawan ang apat na linya at itakda ang laki ng font sa 14 at ang kulay ng font ay itim. I-type ang " Hindi ako pinapahintulutan na aprubahan ang order na ito sa pagbili." Magsimula ng isang bagong linya.
Itakda ang laki ng font sa 11 at ang kulay ng font sa grey. I-type ang "Sumagot sa nagpadala. Maglagay ng X sa patlang sa itaas kung hindi ka awtorisadong aprubahan ang order na ito sa pagbili at kung alam mo kung sino ang, isama ang pangalan, halimbawa, X - Bill Smith."
Mga Tip
-
Mag-print ng isang kopya ng isang aprubadong email ng order sa pagbili at ilakip ito sa invoice para sa pagbili upang ma-dokumento na ang awtorisasyon ay na-awtorisado.
Babala
Ang pagkuha ng isang pisikal na pirma ay mas ligtas kaysa sa pag-apruba ng email dahil may ibang makakakuha ng access sa email account ng tao kung ito ay naka-sign sa lahat ng araw.
