Kung ang iyong trabaho ay nangangailangan ng pana-panahong briefings sa mga tagapamahala o senior leadership sa iyong mga kagawaran ng departamento, malamang na maaari mong hatiin ang gawaing ito sa mga tirahan, o tatlong buwan na mga segment. Maraming mga organisasyon ang gumagamit ng mga quarterly time period para sa mga pagpapatakbo ng accounting at pananalapi, kaya kailangan nila ng isang pagtatagubilin na tumutugma sa oras na ito frame. Ang isang quarterly report ay dapat na kasama ang isang executive buod at impormasyon tungkol sa pag-unlad ng negosyo, mga highlight, mga hamon at mga layunin na nakamit sa panahon na iyon. Maaari mo ring isama ang mga anecdotal reference na maaaring dalhin ang iyong ulat sa buhay sa pamamagitan ng aktwal na mga kaganapan na naganap sa panahon ng quarter.
Pag-aralan ang Nakaraang Mga Ulat ng Quarterly
Kung ito ang unang ulat sa quarterly na iyong sinulat, suriin ang mga nakaraang ulat - quarterly o taunang mga bago. Maaaring may impormasyon sa pagtatapos ng taon na nais mong dalhin sa quarterly report na ito. Gayundin, maaaring mayroong isang ginustong format para sa iyong quarterly na ulat. Marahil ay masarap kung isasama mo ang karagdagang, may-katuturang impormasyon; gayunpaman, manatili sa parehong format maliban kung itinagubilin kung hindi man. Kung wala ka ng template mula sa mga nakaraang ulat, lumikha ng isa, kaya hindi mo muling likhain ang hakbang na ito sa susunod na quarter.
Tukuyin ang Iyong Pinagmumulan ng Impormasyon
Maliban kung ang quarterly na ulat ay nasa loob lamang ng iyong panukala, malamang na kailangan mo ng impormasyon mula sa iba pang mga pinagkukunan o kagawaran. Halimbawa, kung ang iyong ulat ay nangangailangan ng data sa pananalapi, maabot ang seksyon ng accounting o finance at hilingin ang data na kailangan mo para sa quarter na iyon. Kung may magagamit na data para sa nakaraang quarter, hilingin din iyon kung sakaling gusto mong gumuhit ng mga paghahambing sa pagitan ng dalawang tirahan.
Suriin ang Mga Paksa ng Negosyo para sa Pag-uulat
Ipunin ang impormasyon tungkol sa mga paksa ng negosyo na iyong sinusuri sa iyong ulat sa quarterly. Halimbawa, kung ikaw ay isang tagapamahala ng proyekto sa pagkonsulta at ang layunin ng ulat ay upang i-update ang koponan ng pamumuno sa pag-unlad para sa maraming iba't ibang mga pakikipag-ugnayan, isaalang-alang ang paglilista ng pangalan ng bawat kliyente, na sinusundan ng uri ng pakikipag-ugnayan bilang mga subtopikong tulad nito:
- Pangalan ng Client, uri ng pakikipag-ugnayan; hal., Executive Coaching
- Pangalan ng Client, uri ng pakikipag-ugnayan; hal., Team Development Workshop
- Pangalan ng Client, uri ng pakikipag-ugnayan; hal., Pagsusuri ng Organisasyon
Para sa bawat subtopic, magbigay ng isang maikling paglalarawan ng pakikipag-ugnayan, kabilang ang mga tauhan na itinalaga sa bawat isa. Kung ikaw ang tagapamahala ng proyekto, isama ang iyong pangalan at ang pangalan ng kliyente kung kanino ka nakipag-usap sa panahong ito, pati na rin ang isang paglalarawan ng iyong mga gawain bilang tagapamahala ng proyekto. Ilarawan ang iba pang mga aktibidad sa pakikipag-ugnayan, tulad ng dami ng oras na nagtrabaho ang bawat nakatalang consultant at ang mga layunin, layunin at mga nagawa para sa bawat pakikipag-ugnayan. Halimbawa, maaari mong isulat,
"Ang ABC Consultant na si John Doe ay lumikha ng mga aktibidad sa pagpapaunlad ng koponan para sa isang workshop ng Pebrero 1, 2019. Ang layunin ng workshop ay upang repasuhin ang mga resulta mula sa pagtatasa ng organisasyon na isinasagawa sa Disyembre 1, 2018, at mapadali ang mga aktibidad upang muling ipaalam ang mga miyembro ng koponan sa organisasyong misyon. "
Ikaw ay ang hukom sa kung gaano karaming detalye ang dapat mong ibigay, batay sa haba at format ng iyong quarterly report. Binubuo ng seksyon na ito ang salaysay na bahagi ng iyong ulat.
Ang Mga Spreadsheet ay Kapaki-pakinabang
Bilang karagdagan sa pagiging kapaki-pakinabang sa pagpapakita ng isang pinansyal na larawan para sa iyong quarterly na ulat, ang mga spreadsheet ay pinahahalagahan ng mga nagbabasa na nag-aalala tungkol sa ilalim na linya. Hindi mo kailangang isama ang maramihang mga pahina sa iyong ulat sa pag-uulat, ngunit ang isang dami na paglalarawan ng mga aktibidad sa quarterly ay nagbibigay sa iyong mga mambabasa ng isang snapshot ng pag-usad ng negosyo sa iyong lugar. Gamit ang parehong halimbawa, kung nag-uulat ka sa ilang mga pakikipag-ugnayan, ang iyong spreadsheet ay maaaring sumalamin sa panimulang badyet, pagsunog ng pagtatasa, mga gastos sa petsa at ang tinantyang badyet para sa pagkumpleto sa parehong mga dolyar at porsyento.
Isulat ang Panimula at ang Katapusan
Sa sandaling naipon mo ang lahat ng impormasyon para sa iyong ulat at naghanda ng draft, isulat ang iyong pagpapakilala at konklusyon. Ang pagpapakilala ay dapat isama ang panahon para sa iyong ulat, mga mapagkukunan ng impormasyon, ang departamento o mga proyekto at ang madla. Kung ang iyong ulat ay napakahaba o kumplikado, magsulat ng isang buod ng eksperimento na naglalaman ng pinaka-may-katuturang impormasyon sa isang isang-buod na buod. Ang konklusyon ay dapat na ibalik ang mga highlight sa panahon ng quarter, pati na rin sa madaling sabi ipaliwanag ang anumang mga kapansin-pansin na mga isyu na nakatagpo sa panahon ng quarter at projections para sa susunod na quarter.
